Zarządzenie nr 57/2011

ZARZĄDZENIE NR 57/2011

Burmistrza Mirosławca

z dnia 1 września 2011 r.

w sprawie powołania Komisji Przetargowej

Na podstawie art.21 ust.1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych ( Dz. U. z 2010r. Nr 113 poz. 759 z późn. zm.) zarządza się co następuje:

§ 1. Powołuję Komisję Przetargową do przygotowania i przeprowadzenia postepowania o udzielenie zamówienia publicznego: "Wymiana pokrycia dachowego i przebudowa schodów zewnetrznych w ramach zadania inwestycyjnego "Termomodernizacja Ośrodka Kultury w Mirosławcu" w składzie:

1) Dariusz Bartosik - Zastępca Burmistrza - Przewodniczący Komisji,

2) Bogumiła Kargul - Inspektor - Zastępca Przewodniczącego Komisji,

3) Anna Stawska - Podinspektor - Sekretarz Komisji

4) Aleksander Matusiak - Podinspektor - Członek Komisji,

5) Bogusława Skrzypczyk - Podinspektor - Członek Komisji.

§ 2. Szczegółowe zadania komisji przetargowej oraz tryb jej pracy określa "Regulamin przcy komisji przetargowej Urzędu Gminy i Miasta Mirosławiec" stanowiacy załącznik nr 1 do zarządzenia.

§ 3. Wykonanie zarządzenia powierza się pracownikowi ds. zamówień publicznych i gospodarki komunalnej w Urzędzie Gminy i Miasta w Mirosławcu.

§ 4. Zarządzenie wchodzi w zycie z dniem podpisania.

Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 57/2011

Burmistrza Mirosławca

z dnia 1 września 2011 r.

Regulamin pracy komisji przetargowej Urzędu Gminy i Miasta w Mirosławcu

Rozdział 1.

CZĘŚĆ 0.

§ 1. 

1. Komisja przetargowa (zwana dalej komisją) rozpoczyna swoja pracę z dniem jej powolania i działa do momentu zakończenia postępowania, chyba że Zarządzenie Burmistrza Mirosławca lub osoby przez niego upoważnionej w sprawie powolania komisji stanowi inaczej.

2. Komisje obowiązują w szczególności:

1) przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113 poz. 759 z późn. zm.) zwanej dalej ustawą z aktami wykonawczymi na jej podstawie;

2) przepisy dotyczące finansów publicznych;

3) postanowienia niniejszego Regulaminu;

3. Komisja przygotowując postepowanie o udzielenie zamówienia publicznego w szczególności przygotowuje i przekazuje do zatwierdzenia Burmistrzowi Mirosławca lub osobie przez niego upoważnionej:

1) projekt specyfikacji oraz modyfikacji specyfikacji;

2) ogłoszenia wymagane dla danego trybu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,;

3) projekty innych dokumentów, w szczególności wnioski do właściwego organu o wydanie decyzji wymaganych ustawą;

4) protokół postępowania;

5) korespondencję prowadzoną z Wykonawcami i innymi podmiotami w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia, w szczególności korespondencję z Prezesem Urzedu Zamówień Publicznych.

Rodzial 2

Obowiązki członków komisji oraz innych osób, uczestniczacych w pracach komisji

§ 2. 

1. Pracami komisji kieruje Przewodniczący, do zadań którego należy w szczególności:

1) reprezentowanie komisji przetargowej;

2) podzial między członków komisji prac podejmowanych w trybie roboczym;

3) odebranie oświadczeń członków komisji o zaistnieniu lub braku zaistnienia okoliczności o których mowa w art. 17 ustawy, a w przypadku złożenia przez członka komisji oświadczenia o zaistnieniu takich okoliczności, niezłożenia przez niego oświadczenia albo złożenia oświadczenia niezgodnego z prawdą, poinformowanie Burmistrza Mirosławca o tym fakcie;

4) wyznaczanie terminów posiedzeń komisji oraz ich prowadzenie;

5) informowanie Burmistrza Mirosławca o problemach związanych z pracami komisji w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;

6) nadzorowanie prawidłowego prowadzenia postępowania pod względem formalno-prawnym.

2. Do zadań Zastępcy Przewodniczacego komisji nalezy w szczególności:

1) nadzorowanie prawidłowego prowadzenia postępowania pod względem merytorycznym.

3. Do Sekretarza komisji nalezy w szczególności:

1) przygotowanie projektu specyfikacji istotnych warunków zamówienia, modyfikacji specyfikacji oraz wymaganych ogłoszeń;

2) zamieszczanie oraz przekazywanie do publikacji ogłoszeń na zasadach okreslonych w ustawie;

3) przygotowanie projektów zawiadomień Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, zgodnie z ustawą, a w szczególności zawiadomień o wszczęciu postepowania w trybie z wolnej reki, negocjacji z ogłoszeniem, negocjacji bez ogłoszenia i dialogu konkurencyjnego;

4) zamieszczanie na stronie internetowej Zamawiającego informacji dotyczących postępowania w zakresie wymaganym ustwą;

5) analiza i ocena ofert pod wzgledem formalno-prawnym;

6) prowadzenie protokołu postępowania wraz z załącznikami;

7) kompletowanie i systematyzowanie dokumentów w toku postępowania;

8) przygotowywanie projektów pism we wszystkich sprawach związanych z prowadzonym postępowaniem;

9) zapewnieni w trakcie postępowania przechowywania dokumentacji postępowania w sposób uniemożliwiający jej zdekompletowanie oraz zapoznanie się z jej treścią osób nieupoważnionych.

4. Do obowiazków Członków komisji przetargowej nalezy w szczególności:

1) udział w posiedzeniach komisji;

2) opracowanie ostecznej treści projektu specyfikacji istotmnych warunków zamówienia;

3) przygotowanie projektów odpowiedzi na pytania Wykonawców wniesione w postępowaniu;

4) merytoryczne zbadanie i ocena wniosków oraz ofert złożonych w postępowaniu;

5) przygotowanie projektów odpowiedzi na odwołanie;

6) wykonywanie napolecenie Przewodniczacego komisji innych czynności związanych z jej pracami.

5. Decyzję o powołaniu biegłego podejmuje Burmistrz Mirosławca, Z-ca Bumistrza, Sekretarz gminy i Miasta Mirosławiec lub Skarbnik Gminy i Miasta Mirosławiec z własnej inicjatywy lub na wniosek komisji przetargowej, jeżeli dokonanie oceny ofert lub innych czynności w postępowaniu wymaga wiadomości specjalnych. Art. 17 ustawy stosuje się do biegłego odpowiednio. Biegły przedstawia opinie na piśmie w terminie określonym w umowie a na zaproszenie Przewodniczacego komisji bierze udział w posiedzeniach komisji z głosem doradczym i udziela dodatkowych wyjaśnień.

Rozdział 3.

CZĘŚĆ 0.

§ 3. 

1. Otwarcie ofert jest jawne.

2. Przystepując do jawnej części postępowania Przewodniczacy komisji:

1) otwiera posiedzenie komisji w miejscu i terminie określonym w ogłoszeniu oraz specyfikacji;

2) przedstawia temat posiedzenia komisji;

3) przekazuje informacje dotyczące trybu i sposobu powołania komisji, a także przedstawia wszystkim obecnym skład komisji z podaniem imienia, nazwiska, stanowiska i funkcji pełnionej w komisji przez każdą z osób;

4) podaje informacje dotyczace terminu i miejsca opublikowania ogloszenia o postepowaniu jeżli dany tryb postepowania wymagał ogłoszenia;

5) podaje kwote jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.

3. Przewodniczący komisji otwiera oferty w następujacej kolejności:

1) oferty z oznaczeniem "Wycofane" (lub podobnie);

2) oferty z oznaczeniem "Zmiana" (lub podobnie);

3) pozostałe oferty zgodnie z nadana im numeracją (lub kolejnością wpływu) przez osobę przyjmującą oferty.

4. Wycofanie oferty:

2) oferty wycofane odsyła sie bez otwierania.

5. Zmiania oferty:

1) Przewodniczący komisji otwiera kolejno oferty oznaczone "Zmiana" (lub podobnie) oraz odczytuje imie i nazwisko, nazwę (firmę), adres Wykonawcy oraz informacje zawarte w ofercie, jeżeli zmiana dotyczy tych informacji;

2) ofertę zlożoną wczesniej przez tego Wykonawcę otwiera się według kolejności wpływu i odczytuje informację zawarte w ofercie, jezeli zmiana nie dotyczyła tych informacji.

6. Przewodniczacy otwiera kolejno pozostałe oferty, odczytuje imie i nazwisko, nazwę (firmę) oraz adres Wykonawcy a także informacje dotyczące ceny oferty, terminu wykonania zamówienia publicznego, okresu gwarancji, warunków płatności zawartych w ofercie, jeżeli zawarcie w ofercie tych informacji było wymagane. Informacje te Sekretarz komisji odnotowuje w protokole postepowania.

7. qw przypadku gdy Wykonawca nie był obecny przy otwarciu ofert, na jego wniosek Zamawiający przesyła mu informacje, o których mowa w ust.2 pkt.5 i ust.6.

8. Na tym Przewodniczacy komisji zamyka posiedzenie i oglasza zakończenie częśdi jawnej postępowania.

Rozdział 4.

CZĘŚĆ 0.

§ 4. 

1. W części niejawnej mogą wziąć udział osoby powołane w skład komisji a także jeżeli jest powołany - biegły.

2. Niezwłocznie po zapoznaniu się komisji z oświadczeniami lub dokumentami złożonymi przez Wykonawców w celu potwierdzenia spełnienia stawianych im warunków, członkowie komisji składają pisemne oświadczenia o zaistnieniu lub braku istnienia okoliczności, o których mowa w art. 17 ustawy.

3. W postępowaniu o udzielenie zamówienia o wartości mniejszej niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art 11 ust. 8 ustawy, niezwłocznie zwraca się ofertę, która złożona została po terminie. W postępowaniu o udzielenie zamówienia o wartości równej lub przekraczającej kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy, niezwłocznie zawiadamia się Wykonawcę o złożeniu oferty po terminie oraz zwraca ofertę po upływie terminu do wniesienia odwołania.

4. Komisja poprawia w ofercie omyłki, o których mowa w art. 87 ust.2 ustawy, niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawcę, którego oferta została poprawiona.

5. Komisja bada czy Wykonawcy nie podlegają wykluczeniu.

6. Z ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznegowyklucza się Wykonwaców, jeżeli zachodzą przesłanki określone w ustawie.

7. Ofertę Wykonawcy, który został wykluczony uznaje się za odrzuconą.

8. Komisja sprawdza czy oferty nie podlegają odrzuceniu.

9. Ofertę odrzuca się w przypadkach określonych w art. 89 ust.1 ustawy.

10. W toku dokonywania oceny złożonych ofert, komisja może żądać udzielenia przez Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych przez nich ofert i dokumentów.

11. Komisja ocenia oferty wyłącznie na podstawie przyjetych kryteriów i przypisanych im wag.

12. Każdy z członków komisji dokonuje indywidualnej oceny ofert oraz sporzadza pisemne uzasadnienie tej oceny, z zastrzeżeniem ust.13.

13. Przy zastosowaniu kruteriów opisanych wzorami można sporządzić zbiorcze zestawienie oceny ofert. W takim przypadku pisemne uzasadnienie indywidualnej oceny ofert zastępuje się pisemnym uzasadnieniem wyboru najkorzystniejszej oferty.

14. Po dokonaniu oceny ofert komisja przedstawia Burmistrzowi Mirosławca lub osobie upowaznionej propozycję rozstrzygnięcia postępowania.

15. Burmistrz Mirosławca lub osoba upoważniona zatwierdza propozycje komisji.

16. Burmistrz Mirosławca lub osoba upoważniona stwierdzxa nieważność czynności podjętej z naruszeniem prawa.

17. Na polecenie Burmistrza Mirosławca lub osoby upowaznionej, komisja powtarza unieważnioną czynność, podjętą z naruszeniem prawa.

18. W przypadku wniesienia odwołania na czynności podjęte przez Zamawiającego Przewodniczący komisji przekazuje treść odwołania wraz ze stanowiskiem komisji do rozpatrzenia Burmistrzowi Mirosławca lub osobie upowaznionej.

Rozdział 5.

Zakończenie prac komisji

§ 5. 

1. Komisja przetargowa kończy prace zwiazane z udzieleniem danego zamówienia z dniem:

1) pisemnego wycofania wniosku o przeprowadzenie postępowania przez komórkę merytoryczną;

2) zawarcia umowy w sprawie zamówienia lub o niezawarciu umowy z podaniem przyczyn;

3) upływu terminu do wniesienia odwołania na czynność unieważnienia postepowania;

4) ostatecznego rozstrzygnięcia odwołania wniesionego na czynność unieważnienia postępowania.

2. Po zakończeniu prac komisji dokumentacja postepowania przechowywana jest przez okres 1 roku w Referacie Gospodarki, Infrastruktury i Środowiska, a nastepnie przekazywana do archiwum Urzędu.