Zarządzenie nr 55/2003

ZARZĄDZENIE NR 55/2003

Burmistrza Mirosławca

z dnia 20 października 2003 r.

w sprawie powołania Komisji Przetargowej do oceny ofert złożonych w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego na "Zakup, dostawę i montaż sprzętu komputerowego do Gminnego Centrum Informacji przy Urzędzie Gminy i Miasta Mirosławiec"

Na podstawie art. 20a ust.1 i 5 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych (Dz.U. z 2002 r. Nr 72 poz. 664) oraz Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 4 czerwca 2002 r. w sprawie szczegółowych zasad powoływania członków komisji przetargowej oraz trybu jej pracy, zarządzam co następuje:

§ 1. Powołuję Komisję przetargową w składzie: Przewodniczący - Waldemar Kośmider Zastępca Przewodniczącego - Jadwiga Kamińska Sekretarz komisji - Bogusława Skrzypczyk Członek- Małgorzata Bendowska-Kowalska Członek- Robert Wroński

§ 2. Komisja przygotuje następujące dokumenty zapewniające poprawne postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego tj:

a)  specyfikację istotnych warunków zamówienia,

b)  druki i formularze niezbędne do przeprowadzenia postępowania.

§ 3. 

1. Do zadań komisji przetargowej należeć będzie:

a) wydawanie i ewidencjonowanie wydanych SIWZ na podstawie złożonych wniosków od wykonawców,

b) opracowanie złożonych zapytań i przygotowanie oraz przesyłanie udzielonych odpowiedzi,

c) przygotowanie niezbędnych druków i formularzy,

d) rozstrzyganie powstałych w toku postępowania sporów,

e) przyjmowanie i ewidencjonowanie złożonych ofert

2. Komisja dokona oceny złożonych ofert pod względem formalnym i merytorycznym.

3. Komisja rozpatrzy ważne oferty i dokona oceny ich zgodnie z kryteriami przyjętymi w specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

4. Komisja dokona wyboru najkorzystniejszej z ofert o jakiej mowa w art. 27d ust.1 i art.2 pkt 8 ustawy o zamówieniach publicznych.

§ 4. Komisja działa na podstawie regulaminu pracy komisji przetargowej, który stanowi załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 5. 

1. Komisja rozpocznie prace z dniem powołania.

2. Komisja dokona publikacji ogłoszenia o wynikach postępowania po zatwierdzeniu protokołu przez burmistrza.

3. Komisja zakończy pracę po dokonaniu wyboru oferty najkorzystniejszej i zawarciu umowy.

§ 6. Zamawiający zapewni niezbędną obsługę komisji.

§ 7. Upoważnia się Przewodniczącego Komisji do zasięgania opinii ekspertów w koniecznych przypadkach.

§ 8. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 55/2003

Burmistrza Mirosławca

z dnia 20 października 2003 r.

REGULAMIN PRACY KOMISJI PRZETARGOWEJ

1. Komisja przetargowa dziala na podstawie: Zarządzenia wewnętrznego nr 55/2003 Burmistrza Gminy i Miasta Mirosławiec z dnia 20 października 2003 r.

2. Komisja rozpoczyna działalność z dniem powołania.

3. Pracami komisji kieruje Przewodniczący, a w przypadku jego nieobecności zastępca.

4. Do zadań komisji należy:

1)  - zapoznanie się z przepisami ustawy o zamówieniach publicznych,

2)  - zapoznanie się ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia,

3)  - przygotowanie odpowiednich druków (ZP),

4)  - publiczne otwarcie ofert i sporządzenie zestawienia,

5)  - wezwanie oferentów do złożenia oświadczenia zgodnie z art.22 ust.5 ustawy,

6)  - dokonanie oceny złożonych ofert i wybór oferty najkorzystniejszej,

7)  - sporządzenie protokołu ZP-1 i przedstawienie go do zatwierdzenia Przewodniczącemu Zarządu,

8) - dokonanie wyboru nowego oferenta w przypadku niepodpisania umowy przez oferenta, który wygrał przetarg (tylko w okresie związania ofertą i zgodnie z art.27c)

5. Komisja ma obowiązek przedstawić wniosek do Przewodniczącego Zarządu o odrzucenie oferty jeżeli:

1)  - jest sprzeczna z ustawą lub specyfikacją istotnych warunków zamówienia,

2) - oferent nie złożył wymaganych oświadczeń lub nie spełnił innych wymagań określonych w ustawie lub specyfikacji, zaproszeniu, a w szczególności nie wniósł wadium,

3) - nie uzupełnił w nakazanym terminie wymaganych, zgodnie z art.22 ust.2 ustawy oświadczeń lub dokumentów,

4) - jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji,

5) - jest nieważna na podstawie innych przepisów.

6. Komisja ma obowiązek przedstawić wniosek o unieważnienie postępowania, jeżeli powstała jedna z okoliczności przewidzianych w art. 27b ustawy:

1)  - złożono mniej niż dwie oferty nie podlegające odrzuceniu,

2) - cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, jaką zamawiający przeznaczył na finansowanie zamówienia,

3) - wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub realizacja zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć wcześniej,

4) - Zamawiający nie dopełnił obowiązku zamieszczenia ogłoszenia w BZP lub określił przedmiot zamówienia w sposób niezgodny z zasadami określonymi w ustawie albo postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy. O powstaniu w/w/ okoliczności komisja powiadamia uczestników postępowania wraz z uzasadnieniem faktycznym i prawnym.

7. Komisja nie ma prawa ujawnić:

1)  - informacji, które stanowią ważny interes państwa,

2) - informacji, które stanowią ważne interesy handlowe stron oraz zasady uczciwej konkurencji, które zostały zastrzeżone przez oferenta w ofercie,

3) - informacji związanych z przebiegiem badania, oceny i porównania ofert, z wyjątkiem informacji, które są jawne dla uczestników postępowania - zgodnie z art.25 ust.2 ustawy.

8. Komisja kończy pracę po zawarciu umowy z wybranym oferentem.

9. Komisji zabrania się:

a)  dokonywać jakichkolwiek poprawek w ofercie,

b)  zmieniać kryteriów,

c)  zmieniać warunków zawartych w SIWZ,

d)  naruszać przepisy ustawy i interpretować je na korzyść którejkolwiek ze stron,

e)  zataić dane, które mogą mieć wpływ na ocenę i wybór oferty,

f)  wchodzić w konflikt z oferentem,

g)  świadomie narusząc zasadę bezstronności przy rozpatrywaniu i ocenie ofert.

CZĘŚĆ JAWNA

Wstęp.

Przewodniczący komisji przetargowej wita przybyłych oferentów, oznajmia cel oraz omawia przebieg czynności jakie będą wykonywane. Przewodniczący przedstawia skład komisji odczytując z dokumentu powołującego komisję.

Otwarcie ofert.

1. Komisja dokonuje otwarcia ofert zgodnie z art.43 ustawy.

2. Komisja odsyła nie otwarte oferty oferentów, którzy:

a)  złożyli oferty po terminie,

b)  wycofali swoje oferty przed upływem terminu składania ofert.

3. Otwieranie ofert odbywa się w kolejności ich wpływu.

4. Po otwarciu każdej z ofert Przewodniczący ogłasza:

a)  - kolejny numer oferty,

b)  - datę i godzinę złożenia oferty,

c)  - nazwę i siedzibę oferenta - kierując jednocześnie zapytanie:

d)  - "Czy jest przedstawiciel firmy?"

e)  - odczytuje formularz OFERTA podając cenę oferty (cenę odczytuje się dwa razy)

f)  - odczytuje wszystkie informacje składające się na ocenę ofert.

Z powyższych czynności komisja sporządza zestawienie na druku ZP-41.

5. Po odczytaniu wszystkich ofert, Przewodniczący zawiadamia obecnych przedstawicieli oferentów o przypuszczalnym terminie zakończenia postępowania oraz o sposobie powiadomienia oferentów o wynikach (zgodnie z art.50).

6. Po odczytaniu wszystkich złożonych ofert komisja przygotowuje wezwania do złożenia oświadczeń zgodnie z postanowieniem art.22 ust.5 ustawy.

7. Przewodniczący komisji przetargowej zwraca się z zapytaniem do zebranych przedstawicieli oferentów:

a) Kto z zebranych oferentów wnosi sprzeciw do składu komisji?

b) Kto z zebranych oferentów zamierza złożyć oświadczenie w sprawie postępowania komisji lub inne mające związek z dokonanymi czynnościami?

- do członków komisji:

c) Kto z członków komisji pozostaje w sprzeczności z postanowieniami art.20 ustawy?

W przypadku złożenia pozytywnego oświadczenia, treść oświadczenia, po uzgodnieniu ze składającym, zapisuje się na druku ZP-42.

Na zakończenie części jawnej, Przewodniczący informuje zebranych oferentów o sposobie prowadzenia korespondencji w przypadku zapytań dotyczących treści złożonej oferty.

CZĘŚĆ TAJNA

Na wniosek Przewodniczącego komisja może zasięgać opinii ekspertów, biegłych w przypadkach szczególnych i tego wymagających.

Ocena ofert i wybór oferty najkorzystniejszej dokonywane są zgodnie z przepisami ustawy (art.2 pkt 8, art.48 ust.1 i art.49)

1. Przed przystąpieniem do oceny złożonych ofert komisja sprawdzi ich ważność pod względem formalnym. W tym celu komisja sprawdzi złożone oferty czy:

a)  - wniesiono poprawnie wadium,

b)  - zawiera wszystkie wymagane w SIWZ oświadczenia i dokumenty,

c)  - kopie dokumentów zostały potwierdzone "za zgodność z oryginałem"

d) - oświadczenia złożone przez oferenta zawierają datę, są opieczętowane pieczęcią firmy i są podpisane przez osobę do tego uprawnioną.

Z powyższych czynności komisja sporządza druk ZP-44.

W przypadku stwierdzenia w ofercie braku oświadczenia lub zaświadczenia potwierdzającego spełnianie warunków wynikających z postanowień art.22 ust.2 ustawy, wzywa się o jego uzupełnienie, określając termin uzupełnienia. W przypadku nieuzupełnienia - oferta podlega odrzuceniu.

2. W trakcie badania ofert komisja sprawdza czy każda z ofert:

a)  - spełnia warunki zawarte w ustawie,

b)  - spełnia wymagania i warunki określone w SIWZ

c)  przedmiot zamówienia jest zgodny z wymaganiami SIWZ

Z powyższych czynności sporządza się druk ZP-46.

3. W przypadku stwierdzenia oczywistych omyłek, komisja dokona poprawek i przedłoży je do akceptacji oferentowi.

Z powyższych czynności sporządza się druk ZP-43

4. Komisja dokona wyboru najkorzystniejszej oferty stosując wyłącznie kryteria określone w specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

Kryteria, ich znaczenie oraz opis zgodnie ze SIWZ stanowią podstawie do badania i oceny złożonych ofert.

5. Komisja dokona oceny ważnych ofert, stosując jednolity system punktowania tzn.:

1- każde kryterium i podkryteria będą oceniane w skali punktowej 0-100,

2- najkorzystniejsze wymierne (określone przy pomocy liczb) dane z oferty podlegające ocenie, będą ocenione maksymalną ilością punktów tj. równą 100; pozostałe będą przeliczane proporcjonalnie w stosunku do najlepszego,

3 - najkorzystniejsze (ale nie wymierne- dotyczy tylko zakresu usług wymienionych w art. 6 ust.2 ustawy ) dane z oferty podlegające ocenie, będą ocenione, maksymalną ilością punktów tj. równą 100, pozostałe będą oceniane przez członków komisji indywidualnie w stosunku do najlepszych.

Kryteria niewymierne oceniane będą w przyjętej skali, indywidualnie przez każdego z członków komisji z zachowaniem należytej staranności.

Oceny poszczególnych członków komisji zostaną zapisane w zestawieniu zbiorczym, następnie pomnożone przez procentową wartość wagi za każde kryterium określone w SIWZ.

Z czynności powyższych sporządza się "zbiorcze zestawienie oceny ofert".

6. Kolejność (ranking) ofert zostanie ustalona wg otrzymanych punktów obliczonych jw. Ofertą najkorzystniejszą jest oferta która otrzymała największą ilość punktów.

7. W przypadku wniesienia protestu, komisja zawiesi swoją pracę, do czasu rozpatrzenia protestu, nie dłużej jednak niż na 7 dni (lub wznowi działalność jeżeli wystąpią okoliczności określone w art. 85 ust.1 pkt1-3 ustawy o zamówieniach publicznych)

8. Komisja w toku postępowania sporządza protokół ZP-1 wraz ze wszystkimi załącznikami.

9. Po zakończeniu pracy tj. po dokonaniu wyboru (lub unieważnienia postępowania) komisja przedstawi protokół do zatwierdzenia Przewodniczącemu Zarządu.

10. W przypadku odmowy zawarcia umowy przez wybranego oferenta, komisja dokona wyboru innego oferenta spośród ofert ocenionych - następnego w kolejności z listy (ZP-53), jeżeli spełnione są warunki wynikające z art. 27c ustawy.

Powyższe czynności może komisja wykonać tylko w okresie związania ofertą.

11. Komisja przygotuje ogłoszenie o wynikach postępowania do opublikowania zgodnie z art.50 ustawy i roześle je listem poleconym do wszystkich oferentów na druku ZP-150.

12. Komisja kończy prace w dniu zawarcia umowy z wybranym oferentem.

Załącznikiem do niniejszego regulaminu jest 'Kolejność czynności w trakcie postępowania przetargowego".