Zarządzenie nr 51/2003

ZARZĄDZENIE NR 51/2003

Burmistrza Mirosławca

z dnia 30 września 2003 r.

w sprawie powołania komisji przetargowej do oceny ofert złożonych w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego na"Wykonanie usług żywienia dzieci i młodzieży w Zespole Szkół w Mirosławcu na bazie istniejącej kuchni i stołówki"

Na podstawie art. 20a ust.5 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych (Dz.U. z 2002 r. nr 72 poz. 664), Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 4 czerwca 2002 r. w sprawie szczegółowych zasad powoływania członków komisji przetargowej oraz trybu jej pracy. zarządza się co następuje:

§ 1. Powołuję Komisję przetargową w składzie: Przewodniczący - Piotr Pawlik Sekretarz Komisji - Bożena Szybalska Członek Komisji - Bogusława Skrzypczyk Pełnomocnik komisji przetargowej - biegły ds. zamówień publicznych - Ryszard Dąbrowski.

§ 2. Komisja przygotowuje następujące dokumenty zapewniające poprawne postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego tj:

a)  ogłoszenia na druku ZP-110 w celu rozpoczęcia procedury publikacji w Biuletynie ZP,

b)  specyfikację istotnych warunków zamówienia,

c)  druki i formularze niezbędne do przeprowadzenia postępowania.

§ 3. 

1. Do zadań komisji przetargowej będzie należało:

a) wydawanie i ewidencjonowanie wydanych SIWZ na podstawie złożonych wniosków od wykonawców,

b)  opracowywanie złożonych zapytań i przygotowywanie oraz przesyłanie udzielonych odpowiedzi,

c)  przygotowanie niezbędnych druków i formularzy,

d)  rozstrzyganie powstałych w toku postępowania sporów,

e)  przyjmowanie i ewidencjonowanie złożonych ofert.

2. Komisja dokona oceny złożonych ofert pod względem formalnym i merytorycznym.

3. Komisja rozpatrzy ważne oferty i dokona ich oceny zgodnie z kryteriami przyjętymi w specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

4. Komisja dokona wyboru najkorzystniejszej oferty o jakiej mowa w art. 27d ust.1 i art.2 pkt 8 ustawy o zamówieniach publicznych.

§ 4. Komisja działa na podstawie regulaminu pracy komisji przetargowej, który stanowi załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 5. 

1. Komisja rozpocznie prace z dniem powołania.

2. Komisja dokona opublikowania ogłoszenia o wynikach postępowania, po zatwierdzeniu protokołu przez Burmistrza.

3. Komisja zakończy pracę po dokonaniu wyboru oferty najkorzystniejszej i zawarciu umowy.

§ 6. Niezbędną obsługę pracy komisji zapewni p. Bożena Szybalska.

§ 7. Upoważnia się Przewodniczącego Komisji do zasięgania opinii innych ekspertów lub biegłych w koniecznych przypadkach.

§ 8. Regulamin pracy komisji przetargowej stanowi załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 9. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 51/2003

Burmistrza Mirosławca

z dnia 30 września 2003 r.

REGULAMIN PRACY KOMISJI PRZETARGOWEJ

powołanej do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego obejmującego:

1)  ocenę spełniania wymaganych przez Zamawiającego warunków,

2)  ocenę złożonych ofert i przedstawienia propozycji wyboru najkorzystniejszej oferty.

1. Komisja przetargowa działa na podstawie zarządzenia wewnętrznego Nr 51/2003 Burmistrza Gminy i Miasta Mirosławie z dnia 30 .09.2003 r.

2. Komisja rozpoczyna działalność z dniem powołania.

3. Komisję obowiązują przepisy ustawy z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych (Dz.U. z 2002r. Nr 72 poz. 664 -zwanej dalej "ustwą"), przepisy aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie oraz postanowienia niniejszego regulaminu.

4. Pracami komisji kieruje Przewodniczący, a w przypadku jego nieobecności zastępca.

Przewodniczący Komisji:

4.1. Odbiera oświadczenia członków komisji o zaistnieniu lub braku istnienia ustawowych okoliczności uniemożliwiających im występowanie w imieniu Zamawiającego lub też wykonywania czynności związanych z postępowaniem o zamówienie publiczne oraz włącza je do dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

4.2. Informuje Burmistrza o wystąpieniu okoliczności powodujących wykluczenie członka komisji.

4.3. Wyznacza termin posiedzeń komisji.

4.4. Prowadzi posiedzenie komisji.

4.5. Rozdziela pomiędzy członków komisji prace podejmowane w trybie roboczym, w tym w początkowej fazie postępowania przydziela określonym członkom komisji zadania związane z przygotowaniem dokumentów składających się na specyfikację istotnych warunków zamówienia, nadzoruje prawidłowe prowadzenie dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

4.6. Informuje Burmistrza o problemach związanych z pracami komisji w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

4.7. Reprezentuje komisję w wystąpieniach zewnętrznych.

4.8. Po zakończeniu prac komisji przedkłada Burmistrzowi protokół z postępowania o zamówienie publiczne do zatwierdzenia wraz ze wzorem umowy do podpisania z wybranym oferentem.

5. Sekretarz Komisji:

5.1 . Obowiązkiem Sekretarza jest prowadzenie w sposób ciągły protokołu postępowania odzwierciedlającego poszczególne etapy pracy komisji, wypełnianie odpowiednich druków, protokołu oraz dbałość o sprawna organizację postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

5.2. Sekretarza powołuje Przewodniczący Komisji spośród członków komisji.

6. Zadania Komisji:

6.1. Do zadań Komisji należy przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

6.2. Do zadań Komisji w zakresie przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego należy w szczególności przygotowanie i przekazanie do akceptacji Burmistrzowi:

a)  propozycji wyboru trybu udzielenia zamówienia wraz z uzasadnieniem ,
b) projektu specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zaproszenia do udziału w postępowaniu, zaproszenie do składania ofert albo zapytanie o cenę,
c) propozycji zaproszenia do rokowań w trybie zamówienia z wolnej ręki, ze wskazaniem podmiotu, któremu ma być udzielone zamówienie,
d) ogłoszeń właściwych dla danego trybu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
e) projektów innych wymaganych dokumentów, w szczególności wniosków Burmistrza do właściwego organu o wydanie decyzji wymaganych ustawą

6.3. Do zadań Komisji w zakresie przeprowadzenia postepowania o udzielenie zamówienia publicznego należy w szczególności:
a) udostępnienie specyfikacji istotnych warunków zamówienia zainteresowanym dostawcom lub zaproszenia do składania ofert, oraz udzielenie wyjasnień dotyczących jej treści,
b) prowadzenie negocjacji albo rokowań z dostawcami lub wykonawcami, w sytuacji gdy ustawa dopuszcza prowadzenie takich negocjacji albo rokowań,
c) ocena ofert niepodlegających odrzuceniu,
d) przygotowanie propozycji wyboru oferty najkorzystniejszej bądź unieważnienia postępowania,
e) przyjmowanie i analiza wnoszonych protestów wraz z przygotowaniem projektu odpowiedzi na protest,
f) sporządzenie odpowiedniej dokumentacji wg druków ZP wprowadzonych zarządzeniem Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych dla zamówień o równowartość powyżej 30 000 euro.
g) w przypadku stwierdzenia, iż oferent, którego oferta została wybrana:
-  przedstawił w ofercie dane nieprawdziwe,
-  uchyla się od podpisania umowy lub
-  nie wnosi wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy,
przedstawienie Burmistrzowi propozycji wyboru tej spośród pozostałych złożonych ważnych ofert, która uzyskała najwyższą liczbę punktów (jeżeli pozostało min. 2 oferty).
7. Przebieg postępowania:
7.1. Część jawna - otwarcie ofert.
Wstęp.
Przewodniczący Komisji przedstawi zebranym:
a) cel spotkania ze wskazaniem przedmiotu zamówienia, trybu udzielenia zamówienia publicznego oraz miejsca i daty publikacji ogłoszenia o przetargu,
b) skład komisji przetargowej,
c) liczbę złożonych ofert, ze wskazaniem nazwy (firmy) i adresy (siedziby) oferentów, których oferty zostały uznane za nieważne z powodu złożenia ich po wyznaczonym terminie,
d) oferty, pokazując je, że złożone one zostały w stanie nieuszkodzonym oraz nie noszą śladów wskazujących na próbę naruszenia ich tajemnicy.
Przewodniczący komisji zwraca się do oferentów z pytaniem czy chcą złożyć oświadczenia przed otwarciem ofert. Ewentualne oświadczenia odnotowuje się natychmiast na załączniku - druku ZP-42.
Komisja dokonuje otwarcia ofert zgodnie z art. 43 ustawy.
7.1.1. Komisja odsyła nieotwarte oferty, oferentów którzy:
a)  złożyli oferty po terminie,
b)  wycofali swoje oferty przed upływem terminu składania ofert.
7.1.2.Otwieranie ofert odbywa się w kolejności ich wpływu. Po otwarciu każdej oferty, Przewodniczący odczytuje, a Sekretarz odnotowuje na załączniku -druku ZP-41, zawarte w ofercie:
a)  nazwę i adres oferenta,
b)  ocenę oferty,
c)  termin wykonania zamówienia,
d)  okres gwarancji,
kierując jednocześnie pytanie "czy jest przedstawiciel firmy".
7.1.3. Po odczytaniu wszystkich ofert, Przewodniczący zawiadamia obecnych przedstawicieli oferentów o przypuszczalnym terminie zakończenia postepowania oraz o sposobie powiadomienia oferentów o wynikach ( zgodnie z art.50).
7.1.4. Po otwarciu i odczytaniu wszystkich ofert, Członkowie Komisji niezwłocznie składają pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności , o których mowa w art. 20 ust.1 UoZP, wg wzoru ZP-21.
W przypadku złożenia przez członka Komisji oświadczenia o zaistnieniu okoliczności o których mowa w art. 20 ust.1 UoZP, nie złożenia przez niego takiego oświadczenia albo złożenia oświadczenia niezgodnego z prawdą, członek komisji podlega niezwłocznemu wykluczeniu z dalszego udziału w pracach komisji.
Informacje o wyłączeniu członka Komisji , Przewodniczący Komisji przekazuje Burmistrzowi, który w miejsce wyłączonego członka, może powołać nowego członka komisji.
7.1.5. Przed zamknięciem części jawnej posiedzenia Przewodniczacy Komisji zachowuje forme pisemną (dla zamówien publicznych o wartości przekraczającej równowartość 30 000 euro) wzywa uprawnione osoby obecne na sesjo otwarcia ofert, do zlożenia oświadczenia, o którym mowa w art 22 ust.5 UoZP. Wezwanie winno okreslać wykaz uczestników postępowania (oferentów)i osób występujących po stronie zamawiającego biorących udział w postępowaniu oraz termin złożenia oświadczenia.
7.1.6 . Przewodniczący może również poinformować zebranych o przewidywanym terminie rozstrzygnięcia postępowania i podania wyników do publicznej wiadomości.
7.1.7. Przed przystapieniem do oceny ofert Komisja przygotowuje treść wezwania do złożenia oświadczenia, o którym mowa w pkt 7.1.7. i po jego podpisaniu przez Burmistrza, przesle je do oferentów, którzy złożyli oferty.
7.2. Część tajna - ocena złożonych ofert.
Na wniosek Przewodniczącego Komisja może zasięgać opinii rzeczoznawców, biegłych w przypadkach szczególnych i tego wymagających.
Ocena ofert i wybór oferty najkorzystniejszej dokonywane są zgodnie z przepisami ustawy (art.2 pkt 8 i art.27d).
7.2.1. W trakcie oceny złożonych ofert Komisja przeprowadzi nastepujące czynności:
a) ustali, czy wszystkie oferty odpowiadają warunkom i zasadom określonym w ustawie o zamówieniach publicznych i specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
b) ustali, czy oferty nie zawierają oczywistych pomyłek, a w przypadku ich stwierdzenia Komisja odnotuje rodzaj błędu wg druku ZP-$# oraz powiadomi oferenta o dokonaniu korekty oczywistych omyłek,
c) w przypadku uznania co najmniej jednej z ofert za nieważną z powodu błędów formalnych, Komisja wypełni załącznik wg druku ZP-44,
d) w oparciu o dane zawarte w ofertach, Komisja dokona oceny spełnienia warunków wymaganych przez oferentów i odnotuje wyniki na załączniku wg druku ZP-46 (informacja o spełnieniu warunków wymaganych od oferentów),
e) po przeprowadzeniu czynności, o których mowa w ppkt a) i d) w przypadku stwierdzenia, iż jakikolwiek z oferentów kwalifikuje się do wykluczenia, komisja przygotowuje zawiadomienie o wykluczeniu z postępowania o zamówienie publiczne zawierające uzasadnienie faktyczne i prawne, które po akceptacji przez Burmistrza niezwłocznie prześle wykluczonemu oferentowi, oferty wykluczonego z postępowania nie są przez komisję rozpatrywane.
7.2.2 . Komisja przedstawia wniosek o wykluczenie oferentó z postępowania , jeżeli zaistniała jedna z okoliczności wymieniona w art.19 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych, a w szczególności :
a) w okresie ostatnich 3 lat, przed wszczęciem postępowania nie wykonali lub wykonali je z nie należytą starannością,
b) wszczęto postępowanie upadłościowe lub upadłość ogłoszono,
c) zalegają z należytymi opłatami składek, podatków - z wyjątkiem przypadku, kiedy im te należności odroczono lub rozłożono na raty,
d) osoby fizyczne, w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, skazane prawomocnym wyrokiem za przestępstwa przekupstwa lub inne przestępstwa popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych,
e) osoby prawne, w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, których członkowie władz zostali skazani prawomocnym wyrokiem za przestępstwa przekupstwa lub inne przestępstwa popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych,
f) przedsiębiorców, na których w ciągu ostatnich 3 lat została nałożona kara pieniężna, o której mowa w przepisach o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, za czyn nieuczciwej konkurencji,
g) którzy nie spełniają warunków określonych w art. 22 ust.2 pkt 1-4 lub w wyznaczonym terminie nie uzupełnili lub nie wyjaśnili dokumentów potwierdzających spełnianie tych warunków,
h) którzy nie złożyli wymaganych oświadczeń lub nie spełnili innych wymagań określonych w ustawie, specyfikacji istotnych warunków zamówienia, ogłoszenie lub zaproszeniu do składania ofert, w szczególności nie wnieśli wadium.
7.2.3. Komisja przedstawi wniosek do Burmistrza o odrzucenie oferty jeżeli wystąpi choćby jedna z przesłanek określonych w art. 27a ust.1:
a)  jest sprzeczna z ustawa lub specyfikacją istotnych warunków zamówienia,
b)  jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji,
c)  jest nieważna na podstawie innych przepisów,
d)  zawiera błędy w obliczeniu ceny.
O odrzuceniu oferty Komisja niezwłocznie poinformuję dostawcę lub wykonawcę, którego ofertę odrzucono. informacja powinna zawierać uzasadnienie faktyczne i prawne.
7.2.4. Członkowie Komisji w oparciu o zapis zawarty na załączniku wg druku ZP-51 (Kryteria oceny ofert i ich znaczenie) dokonują oceny złożonych ofert i wyniki wraz z pisemnym uzasadnieniem indywidualnej oceny ofert wpiszą na załączniku wg druku ZP-52.
7.2.5. Komisja dokona wyboru najkorzystniejszej oferty stosując wyłącznie kryteria określone w specyfikacji istotnych warunków zamówienia.
7.2.6. Kryteria, ich znaczenie oraz opis zgodnie ze SIWZ stanowią podstawę do badania i oceny złożonych ofert.
7.2.7 . Komisja dokona oceny ważnych (niepodlegających odrzuceniu) ofert, stosując jednolity system punktowania tzn.
* każde kryterium oceniane będzie w skali punktowej 0-100 pkt,
* najkorzystniejsze wymierne (określone przy pomocy liczb) dane z oferty podlegające ocenie, będą oceniane maksymalną ilością punktów =100, pozostałe będą przeliczane proporcjonalnie w stosunku do najlepszego,
* najkorzystniejsze niewymierne, ale odnoszące się wyłącznie do przedmiotu zamówienia (wyjątek stanowi przypadek określony w art.6 ust.2 ustawy) dane z oferty podlegające ocenie, będą oceniane maksymalną ilością punktów tj. równą 100, pozostałe będą oceniane przez Członków Komisji indywidualnie w stosunku do najlepszych.
7.2.8. Kryteria niewymierne oceniane będą w przyjętej skali, indywidualnie przez każdego z Członków Komisji z zachowaniem należytej staranności.
7.2.9 . Oceny poszczególnych Czlonków Komisji zostaną zapisane w zestawieniu zbiorczym, następnie pomnożone przez procentowa wartość wagi przypisaną każdemu kryterium określoną na SIWZ.
7.2.10 . Przy zastosowaniu kryteriów opisanych wzorami Komisja może sporządzić zbiorcze zestawienie oceny ofert. W takim prypadku pisemne uzasadnienia indywidualnej oceny ofert, zastepuje się pisemnym uzasadnieniem wyboru najkorzystniejszej oferty.
7.2.11. Wykorzystując wyniki indywidualnej oceny ofert, Komisja sporządzi streszczenie i porównanie złożonych ofert na załączniku wg druku ZP-53.
7.2.12 . Kolejność (ranking) ofert zostanie ustalona wg otrzymanych punktów obliczonych j.w. Ofertą najkorzystniejszą będzie oferta, która otrzymała największą ilość punktów.
7.2.13. W przypadku odrzucenia wszystkich ofert, Komisja umieści uzasadnienie odrzucenia w załączniku na załącznik wg druku Zp-54.
7.2.14 . Komisja ma obowiązek przedstawić wniosek o unieważnienie postępowania, jeżeli powsatła jedna z okoliczności przewidzianych w art. 27b ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych:
* w postępowaniu innym niż z wolnej ręki, złożono mniej niż dwie oferty nie podlegające odrzuceniu,
* cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, jaką Zamawiający przeznaczył na finansowanie zamówienia,
* wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub realizacja zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć wcześniej,
* Zamawiający nie dopełnił obowiązku zamieszczenia ogłoszenia w BZP lub określił przedmiot zamówienia w sposób niezgodny z zasadami określonymi w ustawie o postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy.
o powstaniu w/w okoliczności powiadamia się niezwłocznie uczestników postępowania uzasadniając faktycznie i prawnie.
7.2.15. W przypadku wniesienia protestu, Komisja zawiesi postępowanie do czasu rozpatrzenia protestu, nie dlużej jednak niż na okres 7-dmiu dni, chyba że, występują okoliczności określone w art. 85 ust.1 pkt 1,2 lub 3 UoZP.
7.2.16. O złożeniu protestu Komisja zawiadamia niezwłocznie dostawców i wykonawców uczestniczących w danym postępowaniu.
7.2.17 . Protest na czynności podjęte przez Zamawiającego złożony przez dostawców lub wykonawców Przewodniczący Komisji przekazuje wraz ze stanowiskiem Komisji, do rozpatrzenia Burmistrzowi.
7.2.18. Biegły (rzeczoznawca) sklada Przewodniczacemu Komisji pisemne oświadczenie o braku lub istenieniu okoliczności, o których mowa w art. 20 ust.1 ustawy, wg wzoru ZP-21.
7.3. Wyłączenie osób występujacych po stronie Zamawiającego.
W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego nie mogą występować w imieniu zamawiających ani też wykonywać czynności związanych z postępowaniem o zamówienie publiczne, a także być biegłymi osoby, które:
a) pozostają w związku małżeńskim albo w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia, albo są związani z tytułu przysposobienia, opiekun lub kurateli z oferentem, jego zastępcą prawnym lub członkami władz osób prawnych ubiegających się o udzielenie zamówienia,
b) przed upływem 3 lat od daty wszczęcia postępowania pozostawały w stosunku pracy lub zlecenia z oferentem, albo były członkami władz osób prawnych ubiegających się o udzielenie zamówienia,
c) pozostają z dostawca lub wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do ich bezstronności.
7.3.1. osoby występujące w imieniu Zamawiajacego w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, skladają oświadczenia pisemne o braku lub okoliczności, o których mowa w pkt 7.3. zaistnienie którejkolwiek z okoliczności skutkuje wyłączeniem danej osoby z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
7.3.2. Na polecenie Burmistrza lub osoby upoważnionej Komisja powtarza unieważnioną przez niego czynność, podjętą z naruszeniem prawa.
7.3.3. Po podpisaniu protokołu postępowania przez Komisję i jego zatwierdzeniu przez Burmistrza, Przewodniczący Komisji podaje wyniki postępowania do publicznej wiadomości poprzez zamieszczenie ogłoszenia na tablicy ogłoszeń w siedzibie Zamawiającego oraz niezwłocznie powiadamia na piśmie wszystkich oferentów, którzy złożyli oferty. W zawiadomieniu przesyłanym oferentowi, którego ofertę wybrano, określa się również miejsce i termin zawarcia umowy.
7.3.4. W postępowaniach, których wartość nie przekracza równowartości kwoty 30 000 euro, komisja Przetargowa zobowiązana jest sporządzić dokumentację podstawowych czynności związanych z przeprowadzonym postępowaniem. Dokonując oceny złożonych ofert Komisja może stosować druki ZP przewidzine dla zamówień pow. 30 000 euro.
7.3.5. W przypadku udziału w pracach Komisji biegłych (rzeczoznawców), Komisja odnotuje ich dane na druku ZP-81.
8.  Komisja nie ma prawa ujawnić :
1)  informacji, które stanowią ważny interes państwa,
2) informacji, które stanowią ważne interesy handlowe stron oraz zasady uczciwej konkurencji, które zostały zastrzeżone przez oferenta w ofercie.
Protokół, oferty oraz wszelkie oświadczenia składane w trakcie postępowania są jawne. Wyjątkiem są te informacje, które stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.
Informacje te powinny być zastrzeżone przez skladających oferty: "POUFNE-nie udostępniać innym uczestnikom postępowania".
9. Komisja kończy pracę po zawarciu umowy z wybranym oferentem.
10.  Komisji zabrania się:
a) dokonywać jakichkolwiek poprawek w ofercie,
b) zmieniać kryteriów,
c) zmieniać warunków zawartych w SIWZ,
d) naruszać przepisy ustawy i interpretować je na korzyść którejkolwiek ze stron,
e) zataić dane, które mogą mieć wpływ na ocenę i wybór oferty,
f) wchodzić w konflikt z oferentami,
g) świadomie naruszać zasadę bezstronności przy rozpatrywaniu i ocenie ofert.

Załącznik do Regulaminu pracy komisji przetargowej

Kolejność czynności w trakcie postępowania przetargowego

Część wstępna:

l.p	Czynności do wykonania	Dokumentacja
1	Zbieranie KP na wniosek Przewodniczącego w celu zapoznania się z przedmiotem zamówienia, SIWZ, Regulaminem Pracy KP, zasadami pracy KP	notatka służbowa
2	Podział organizacyjny pracy KP w trakcie postępowania (otwarcia ofert, tajnego rozpatrywania ofert)	notatka służbowa
3	Przygotowanie odpowiednich druków i teczki z dokumentacją postępowania prowadzoną od początku.	ZP-1, ZP-41, ZP-21, ZP-44, ZP-51, ZP-45, ZP-46, ZP-43, ZP-42, ZP-52, ZP-53, ZP-150 oraz                       - zestaw danych z ofert,          - zbiorcza lista oceny ofert,                                  - analiza ekonomiczna,         - zestawienie oceny ofert za kryteria...,                             - wniosek do Prez. UZP,  - informacja do MSWiA,             - wezwanie ad. art. 22/5

Część jawna:

l.p	Czynności do wykonania	Dokumentacja
1	Zapoznanie oferentów o celu zebrania - Przewodniczący oraz przedstawienie składu komisji przetargowej
2	Informacja o złożonych ofertach: - ile złożono ofert w twrminie, - Ile i które oferty złożono po terminie, - informacja o wniesionym wadium w pieniądzu, wekslach, obligacjach, gwarancjach.
3	Otwarcie kopert zewnętrznych ofert spóźnionych, odczytanie nazwy firmy, która złożyła ofertę po termine.	ZP-44
4	Otwieranie kopert w kolejności ich wpływu i odczytywanie: -numer kolejny oferty, data złożenia, - nazwa i adres firmy, która złożyła ofertę, - cena oferty i nne informacje (zgodnie ze SIWZ)	ZP-41
5	Po zakończeniu otwarcia ofert - zapytanie: Kto z zebranych oferentów zechce złożyć oświadczenie w sprawie czynności wykonanych do tej pory?.	ZP-42
6	Kolejne zapytanie do oferentów: Kto z zebranych oferentów wnosi sprzeciw do składu komisji przetargowej?.	ZP-42
7	Kolejne pytanie do skladu komisji przetargowej: Kto z członków komisji nie spełnia warunków zawartych w art.. 20 ustawy o zamówieniach publicznych?.	ZP-21
8	Informacja o sposobie kierowania zapytań do oferentów w sprawie udzielenia wyjaśnień dotyczących treści oferty.	fax i pisemnie

9	Informacja o przypuszczalnym terminie zakończenia prac komisji i ogłoszenia o wynikach postępowana oraz sposobie zawiadomienia.
10	Przygotowanie wezwańzgodnie z art.. 22 ust.5 dla oferentów w celu złożenia oświadczenia - wydanie wezwan tym oferentom, którzy są obecni na otwarciu ofert.	wezwanie
11	Wysłanie wezwań do oferentów, którzy nie byli obecni na otwarciu ofert.	potwierdzenie wysłania

Część tajna:

l.p	Czynności do wykonania	Dokumentacja
1	Sprawdzenie ważności ofert pod względem formalnym i spełniania warunków wymaganych przez Zamawiającego, a w szczególności kpl.dokumentów, wadium, podpisy osób uprawnionych.	ZP-44 ZP-46
2	Opisanie ofert, w których stwierdzono uchybienia formalne lub merytoryczne.	notatka służbowa lub opisanie na wewnętrznej stronie oferty
3	Przygotowanie i wysłanie zawiadomienia do oferentów, których wykluczono z postępowania lub których oferty odrzucono.	zawiadomienie zgodnie  z art.. 19/1-8 lub 27a/2 + ZP-44
4	Sprawdzenie ofert pod względem merytorycznym tj. zgodności ze specyfikacją (kosztorysem, formularzem)	opisanie na ofercie
5	Zestawienie danych (koniecznych do oceny wg kryteriów przyjetych w SIWZ) ze złożonych ofert.	tabelaryczne zestawienie danych z ofert złożonych w przetargu
6	Wyliczenia matematyczne ocen ofert za kryteria przyjete w SIWZ.	jw..
7	Przygotowanie kart indywidualnych oceny ofert na każdą ofertę dla każdego członka komisji przetargowej.	ZP-52 + zestawienie ocen ofert
8	Zebranie członków komisji w celu dokonania wypełnienia przygotowanych w pkt.7 druków.
9	Ocena ofert.	ZP-52 + zestawienie ocen ofert
10	Zestawienie ocen ofert w druku "lista ocen ofert".	ZP-53 + lista ocen ofert
11	Wybór najkorzystniejszej oferty.	ZP-150
12	Zakończenie protokołu z postępowania, podpisy członków komisji i zatwierdzenie protokołu przez Burmistrza	ZP-150
13	Ogłoszenie o wynikach poprzez: a) zawiadomienie wszytskich uczestników postępowania, b) ogłoszenie o wyniku w BZP - Warszawa - po zawarciu umowy.	za potwierdzeniem odbioru,                                       - listem zwykłym

Po zakończeniu prac tajnych:

l.p	Czynności do wykonania	Dokumentacja
1	Przygotowanie umowy zgodnie z wymaganiami zawartymi w SIWZ i wybraną ofertą.	umowa-projekt
2	Uzgodnienie treści umowy z wykonawcą.