Zarządzenie nr 29

ZARZĄDZENIE NR 29

Burmistrza Mirosławca

z dnia 26 marca 2019 r.

w sprawie powołania zespołu projektowego ds. realizacji projektu pn. „ Aktywizacja społeczna i zawodowa w Gminie i Mieście Mirosławiec”

Na podstawie art. 30 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tj. Dz. U. 2018 r., poz. 994, ze zm.) oraz § 8 Zarządzenia Nr 64 Burmistrza Mirosławca z dnia 21 sierpnia 2017 r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Mirosławcu zarządza się, co następuje:

§ 1. 

1. W celu prawidłowej realizacji projektu p.n.: „Aktywizacja społeczna i zawodowa w Gminie i Mieście Mirosławiec” powołuję zespół projektowy, którego skład osobowy i zakres obowiązków określa załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.

2. W skład zespołu projektowego, o którym mowa w ust. 1, wchodzą pracownicy Urzędu Miejskiego w Mirosławcu oraz Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Mirosławcu.

3. Do obowiązków członków zespołu należy czynny udział w realizacji projektu, kompletowanie wymaganych dokumentów, uczestnictwo w konsultacjach i pracach zespołu, gromadzenie i analiza informacji związanych z zakresem działania w zespole, a także przekazywanie danych dotyczących realizacji poszczególnych zadań Kierownikowi projektu w terminach określonych w harmonogramie projektu.

4. Członkom zespołu przyznane zostanie wynagrodzenie w zależności od nałożonych obowiązków w określonym terminie realizacji projektu.

5. Realizacja projektu musi być zgodna ze złożonym wnioskiem o dofinansowanie projektu i zakończyć się w terminie zgodnym z wnioskiem.

§ 2. Projekt, o którym mowa w ust. 1 realizowany będzie w ramach umowy o dofinansowanie projektu współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego 2014-2020 Działanie 7.1. Programy na rzecz integracji osób i rodzin zagrożonych ubóstwem i/lub wykluczeniem społecznym ukierunkowane na aktywizację społeczno-zawodową wykorzystującą instrumenty aktywizacji edukacyjnej, społecznej, zawodowej.

§ 3. Wykonanie Zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy i Miasta w/m.

§ 4. Traci moc Zarządzenie Nr 85 Burmistrza Mirosławca z dnia 9 października 2018 r. w sprawie powołania zespołu projektowego ds. realizacji projektu pn. "Aktywizacja społeczna i zawodowa osób zagrożonych ubóstwem i/lub wykluczeniem społecznym w Gminie i Mieście Mirosławiec".

§ 5. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Załącznik do Zarządzenia Nr 29

Burmistrza Mirosławca

z dnia 26 marca 2019 r.

Skład osobowy oraz kompetencje zespołu projektowego

Zespół projektowy składa się z:

I.   Komitetu sterującego w składzie:

1. Przewodniczący - Piotr Pawlik - Burmistrz Mirosławca,

2. Z-ca Przewodniczącego - Monika Stąporek - Sekretarz Gminy i Miasta Mirosławiec.

Do kompetencji członków Komitetu sterującego należą w szczególności:

1) monitorowanie realizacji poszczególnych elementów Projektu i badanie ich zgodności ze złożonym wnioskiem,

2) podejmowanie ostatecznych decyzji w kwestii realizacji projektu,

3) podejmowanie decyzji o wprowadzeniu zmian w projekcie.

II.   Zespołu realizującego projekt w składzie:

1. Kierownik Projektu – Danuta Czerniawska - Kierownik Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Mirosławcu.

Do zadań Kierownika projektu należy w szczególności:

1) planowanie i wyznaczanie realnego harmonogramu realizacji oraz skutecznej promocji projektu,

2) nadzór i koordynacja wszystkich zadań projektowych,

3) bieżące monitorowanie terminowości, systematyczności i efektywności realizacji projektu zgodnie z prawem krajowym i europejskim oraz z zapisami wniosku o dofinansowanie, prowadzącej do osiągnięcia celu i rezultatów,

4) uruchomienie Klubu Integracji Społecznej,

5) organizowanie spotkań i nadzorowanie wykonywania obowiązków przez członków zespołu,

6) nadzór i współpraca z członkami zespołu w zakresie przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówień, w tym przygotowania takich dokumentów jak: szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, ustalenie szacunkowej wartości przedmiotu zamówienia i inne dokumenty niezbędne do przeprowadzenia postępowań o udzielenie zamówień na przedsięwzięcia zawarte w projekcie,

7) nadzór i kontrola nad prawidłowym wydatkowaniem środków finansowych w odniesieniu do budżetu projektu,

8) określenie we współpracy z członkami zespołu potrzeb w zakresie zakupu niezbędnego sprzętu i wyposażenia dla planowanych do realizacji projektu 3 grup zawodowych ( komunalnej, ogrodniczej, opiekuńczej),

9) nadzór nad wyborem dostawców towarów i usług na rzecz projektu zgodnie
z ustawą: prawo zamówień publicznych z zachowaniem zasad konkurencyjności
i transparentności,

10) nadzorowanie przebiegu i prawidłowości rekrutacji uczestników projektu,

11) nadzór nad organizacją wsparcia społeczno-środowiskowego oraz zawodowego dla uczestników projektu,

12) informowanie Komitetu Sterującego o konieczności wprowadzenia zmian w projekcie,

13) kontrola dokumentacji merytorycznej,

14) współpraca i utrzymywanie kontaktu pomiędzy MGOPS w Mirosławcu a Urzędem Miejskim w Mirosławcu, uczestnikami projektu oraz wykonawcami,

15) uczestnictwo w czynnościach kontrolnych związanych z projektem w trakcie jego trwania oraz po jego zakończeniu,

16) propagowanie zasad równości szans, płci i niedyskryminacji osób niepełnosprawnych,

17) bieżące współdziałanie z komitetem sterującym.

2. Koordynator Projektu - Jadwiga Kamińska – Główny specjalista ds. pozyskiwania środków zewnętrznych w Urzędzie Miejskim w Mirosławcu.

Do zadań Koordynatora projektu należy w szczególności:

1) organizacja i prowadzenie biura projektu,

2) współpraca z członkami zespołu w zakresie przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówień, w tym przygotowania takich dokumentów jak: szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, ustalenie szacunkowej wartości przedmiotu zamówienia i inne dokumenty niezbędne do przeprowadzenia postępowań o udzielenie zamówień na przedsięwzięcia zawarte w projekcie,

3) nadzorowanie poprawności i terminowości wprowadzania danych do systemu SL2014,

4) wprowadzanie danych do SL 2014 w zakresie postępu rzeczowego i rozliczaniu zaliczek w porozumieniu z obsługą finansową projektu,

5) opracowanie harmonogramu płatności,

6) wprowadzanie zmian do serwisu beneficjenta LSI 2014,

7) sporządzanie wniosków o płatność,

8) stały kontakt z Wojewódzkim Urzędem Pracy w Szczecinie oraz prowadzenie korespondencji,

9) nadzór nad organizacją wsparcia społeczno-środowiskowego oraz zawdowego dla uczestników projektu,

10) gromadzenie i przechowywanie dokumentów,

11) udział w odbiorach dostaw i usług,

12) opracowywanie zgłoszenia zmian do projektu wymagających zatwierdzenia/aneksowania umowy oraz zmian nie wymagających zgłoszenia,

13) bieżące współdziałanie z zespołem projektowym.

3. Asystent Koordynatora Projektu - Justyna Kujawa - zatrudniona na stanowisku pomoc administracyjna w Urzędzie Miejskim w Mirosławcu.

Do zadań Asystenta Koordynatora projektu należy w szczególności:

1) przygotowywanie i sporządzanie wniosków o płatność we współpracy z  obsługą finansową projektu,

2) przygotowywanie opisów faktur,

3) wprowadzanie danych w systemie SL 2014 w zakresie monitorowania uczestników projektu, personelu projektu i innych danych wymaganych przez system,

4) przygotowanie wzorów dokumentów niezbędnych do realizacji projektu,

5) zapewnienie promocji projektu na stronie internetowej gminy, w mediach gminnych oraz na portalach społecznościowych,

6) informowanie o otrzymaniu wsparcia z UE w tym EFRR/EFS oraz RPO za pomocą ustalonych znaków promocyjnych,

7) powielanie dokumentów niezbędnych do realizacji projektu,

8) przygotowanie dokumentów do archiwizacji,

9) przekazywanie danych - uczestników projektu w postaci elektronicznej – zgodnie z wytycznymi w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata 2014-2020,

10) sporządzenie protokołów ze spotkań zespołu ds. realizacji projektu.

4. Koordynator socjalny – Magdalena Goluch - Brzeczko - zatrudniona w Miejsko-Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Mirosławcu jako koordynator - animator Klubu Integracji Społecznej.

Do zadań Koordynatora socjalnego należy realizacja zadań zaplanowanych w projekcie dotyczących Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Mirosławcu, a w szczególności :

1) współpraca z Kierownikiem Projektu oraz Specjalistą ds. Zamówień Publicznych w zakresie przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówień, w tym przygotowania takich dokumentów jak: projekt umowy, szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, ustalenie szacunkowej wartości przedmiotu zamówienia i inne dokumenty niezbędne do przeprowadzenia postępowań o udzielenie zamówień na przedsięwzięcia zawarte w projekcie,

2) przygotowanie wzorów dokumentów niezbędnych do realizacji projektu,

3) rekrutacja uczestników projektu,

4) gromadzenie oświadczeń uczestników projektu,

5) organizacja pracy Klubu Integracji Społecznej umożliwiająca sprawne jego funkcjonowanie w czasie realizacji projektu,

6) udział w odbiorach dostaw wyposażenia Klubu Integracji Społecznej i innych,

7) wprowadzanie danych w systemie SL 2014 w zakresie monitorowania uczestników projektu, personelu projektu i innych danych wymaganych przez system,

8) monitoring prowadzonych szkoleń i innych działań,

9) organizacja we współpracy z Kierownikiem Projektu i Koordynatorem Projektu następujących zadań projektowych:

a) organizacja wsparcia społeczno-środowiskowego dla uczestników projektu:

- diagnoza uczestników projektu,

- określenie ścieżki reintegracji uwzględniającej indywidualne potrzeby, predyspozycje i możliwości uczestników projektu,

- warsztaty aktywizacji społeczno-środowiskowej (wsparcie indywidualne i grupowe),

- dobór specjalistów ( m.in. doradców, animatorów środowiskowych, psychologów, w zależności od potrzeb),

- organizacja transportu dla uczestników projektu,

- zapewnienie cateringu dla uczestników projektu oraz opieki dla osób zależnych.

b) organizacja wsparcia zawodowego dla uczestników projektu:

- kursy zawodowe,

- egzaminy zewnętrzne,

- praktyka zawodowa,

- staże zawodowe,

- dobór specjalistów ( m.in. opiekunów stażu/instruktorów zawodu, doradców zawodowych, prawników, pośredników pracy w zależności od potrzeb),

- organizacja transportu dla uczestników projektu,

- zapewnienie cateringu dla uczestników projektu oraz opieki dla osób zależnych.

5. Specjalista ds. zamówień publicznych – Anna Stawska - Inspektor ds. zamówień publicznych i gospodarki komunalnej w Urzędzie Miejskim w Mirosławcu.

Do zadań Specjalisty ds. zamówień publicznych należy:

1) przeprowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych na dostawę sprzętu,

2) przeprowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych na przeprowadzenie szkoleń,

3) przeprowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych na prowadzenia doradztwa,

4) przeprowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych na przeprowadzenie prac modernizacyjnych i dostosowawczych lokali, w których będzie realizowany projekt,

5) przeprowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych innych niż wymienione – na wniosek Kierownika Projektu,

6) przeprowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych poniżej 30 tys. € zgodnie z aktualnymi wytycznymi,

7) wprowadzanie danych do SL 2014 w zakresie zamówień publicznych.

6. Specjalista ds. inwestycji - Bogumiła Kargul - Główny specjalista ds. gospodarki komunalnej i inwestycji.

Do zadań specjalisty ds. inwestycji należy:

1) współdziałanie z Kierownikiem Projektu oraz Specjalistą ds. Zamówień Publicznych w zakresie przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówień, w tym przygotowania takich dokumentów jak: projekt umowy, szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, ustalenie szacunkowej wartości przedmiotu zamówienia i inne dokumenty niezbędne do przeprowadzenia postępowań o udzielenie zamówień na przedsięwzięcia zawarte w projekcie,

2) przygotowywanie dokumentów niezbędnych do realizacji zadań inwestycyjnych,

3) nadzór nad realizacją zadań inwestycyjnych,

5) udział w odbiorach robót budowlanych, dostaw i usług w zakresie realizacji zadań inwestycyjnych,

6) przekazanie koordynatorowi finansowemu projektu danych na temat zrealizowanych inwestycji oraz zakupionych środkach trwałych w celu przygotowania dokumentów do ewidencji.

7. Koordynator finansowy projektu – Dorota Łodygowska - Główna księgowa w Urzędzie Miejskim w Mirosławcu.

Do zadań Koordynatora finansowego projektu należy:

1) odpowiedzialność za budżet projektu- nadzorowanie budżetu projektu i monitoring wydatkowania środków finansowych oraz dokumentacji finansowej w Miejsko-Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Mirosławcu oraz w Urzędzie Miejskim w Mirosławcu,

2) obsługa finansowa projektu,

3) proponowanie zmian w budżecie,

5) weryfikacja klasyfikacji budżetowej wydatków w ramach projektu,

6) wprowadzanie do wniosku o płatność w części postęp finansowy faktur opłaconych przez Gminę i Miasto Mirosławiec,

7) wprowadzanie danych do SL 2014 w zakresie postępu finansowego i rozliczaniu zaliczek,

8) sporządzenie informacji o projekcie w sprawozdaniu finansowym (z wykonania budżetu),

9) sprawdzanie kompletności dokumentów finansowych dotyczących projektu,

10) ewidencja środków trwałych zakupionych przez Urząd w ramach realizowanego projektu we współpracy ze specjalistą ds. inwestycji.

8. Specjalista ds. obsługi finansowej - Bożena Lepianka - podinspektor ds. księgowości budzetowej w Urzędzie Miejskim w Mirosławcu.

Do zadań Specjalisty ds. obsługi finansowej projektu należy:

1) odpowiedzialność za budżet projektu w zakresie realizowanym przez Urząd Miejski w Mirosławcu,

2) obsługa finansowa projektu,

3) przygotowywanie przelewów dotyczących wydatków w ramach realizacji projektu,

4) księgowanie dokumentów finansowych dotyczących projektu w zakresie realizowanym przez Urząd Miejski w Mirosławcu,

5) sprawdzanie kompletności dokumentów finansowych dotyczących projektu w urzędzie Miejskim w Mirosławcu,

6) monitoring wydatkowania środków finansowych oraz dokumentacji finansowej w Urzędzie Miejskim w Mirosławcu.

9. Specjalista ds. obsługi finansowej - Sabina Mikołajczak - Inspektor w Miejsko-Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Mirosławcu.

Do zadań Specjalisty ds. obsługi finansowej projektu należy:

1) odpowiedzialność za budżet projektu w zakresie realizowanym przez MGOPS w Mirosławcu,

2) obsługa finansowa projektu,

3) przygotowywanie przelewów dotyczących wydatków w ramach realizacji projektu,

4) księgowanie dokumentów finansowych dotyczących projektu w zakresie realizowanym przez MGOPS w Mirosławcu,

5) sprawdzanie kompletności dokumentów finansowych dotyczących projektu w MGOPS w Mirosławcu,

6) monitoring wydatkowania środków finansowych oraz dokumentacji finansowej w MGOPS w Mirosławcu,

7) wprowadzanie do wniosku o płatność w części postęp finansowy faktur opłaconych przez MGOPS oraz w tabeli źródła finansowania danych dotyczacych wydatków objętych wnioskiem,

8) wprowadzanie danych do SL 2014 w zakresie postępu finansowego i rozliczaniu zaliczek dotyczących MGOPS w Mirosławcu,

9) ewidencja środków trwałych zakupionych do MGOPS w ramach realizowanego projektu,