Zarządzenie nr 89/2016

ZARZĄDZENIE NR 89/2016

Burmistrza Mirosławca

z dnia 28 października 2016 r.

w sprawie scentralizowanych zasad rozliczeń podatku VAT w Gminie i Mieście Mirosławiec i jej jednostkach budżetowych.

Na podstawie art. 30 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. 2016 r., poz. 446, zm. poz. 1579.) w związku z wyrokiem Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej z 29 września 2015 r. (C-276/14) i uchwałą Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 26 października 2015 r. (Sygn. I FPS 4/15) oraz na podstawie art. 3 ustawy z dnia 5 września 2016 r. o szczególnych zasadach rozliczeń podatku od towarów i usług oraz dokonywania zwrotu środków publicznych przeznaczonych na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej lub od państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu przez jednostki samorządu terytorialnego (Dz. U. 2016 r., poz. 1454) zarządzam, co następuje:

§ 1. W celu zapewnienia poprawności i spójności rozliczeń podatku VAT w Gminie i Mieście Mirosławiec zwanym dalej "Gminą" i jej jednostkach budżetowych zwanych dalej "jednostkami" ustala się procedury obowiązujące w tym zakresie.

§ 2. Procedury określone w niniejszym zarządzeniu obejmują Gminę i Miasto Mirosławiec oraz wszystkie gminne jednostki budżetowe wg wykazu stanowiącego załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 3. Zobowiązuje się dyrektorów/kierowników jednostek do dokonania przeglądu dochodów budżetowych osiąganych przez daną jednostkę i odprowadzanych do budżetu Gminy pod kątem opodatkowania ich podatkiem od towarów i usług VAT, a w konsekwencji podziału na trzy kategorie:

- objętych zwolnieniami od VAT,

- objętych stawkami VAT podstawowymi, niepodlegających opodatkowaniu podatkiem VAT.

§ 4. Wszelkie nieodpłatne czynności jednostek wymienionych w załączniku do niniejszego zarządzenia na rzecz Gminy i Gminy na rzecz własnych jednostek, a także odpłatne czynności dokonywane pomiędzy tymi jednostkami dokonywane pomiędzy tymi jednostkami (w tym dostawa i refakturowanie mediów), od 1 stycznia 2017 r. stają się świadczeniami wewnętrznymi. Zatem dokumentowane powinny być notą księgową i nie powinny być ujmowane w ewidencjach sprzedaży ani w cząstkowych deklaracjach VAT-7 składanych przez ww. jednostki. Nie dotyczy to jednak odpłatnych świadczeń, jeśli stroną takiej transakcji będzie inna jednostka samorządu terytorialnego (inna gmina, powiat, województwo samorządowe). Wówczas taką transakcję dokumentuje się fakturą, a wynikające stąd kwoty ujmowane są w ewidencjach sprzedaży oraz w cząstkowych deklaracjach VAT-7 składanych przez te jednostki gminie.

§ 5. Jeśli w danym okresie rozliczeniowym jednostka dokona dostawy towarów na terytorium kraju objętej mechanizmem „odwrotnego obciążenia”, w przypadku, o którym mowa w art. 17 ust. 1 pkt 7 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2016 r. poz. 710 ze zm.), jednostka ta wykazuje kwotę należną netto we właściwej pozycji (przewidzianej dla dostawcy) deklaracji cząstkowej i sporządza dodatkowo deklarację VAT -27 zgodnie ze wzorem przewidzianym właściwymi przepisami prawa, zamieszczając w niej wymagane dane dotyczące nabywcy.

§ 6. Umowy cywilnoprawne (np. umowy najmu, itp.) zawierane przez jednostki w imieniu i na rzecz Gminy muszą zawierać właściwe dane identyfikacyjne podmiotu je zawierającego, czyli: pełną nazwę gminy, jej adres i jej NIP oraz dane jednostki jako podmiotu reprezentującego gminę, czyli pełną nazwę jednostki wraz z jej adresem, a także podpis dyrektora/kierownika jednostki z upoważnienia Burmistrza Mirosławca.

§ 7. Do umów zawartych przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia, które nie zawierają cen brutto ani klauzuli o doliczeniu właściwej kwoty VAT do ceny netto należy sporządzić stosowne aneksy.

§ 8. Faktury wystawiane przez jednostki muszą zawierać wszystkie niezbędne elementy, o których mowa w art. 106e ustawy o VAT. Przy czym ustala się, że dane identyfikacyjne podmiotu dokonującego transakcji sprzedaży bądź zakupu wpisywane będą na fakturach następująco:

W celu dochowania terminu płatności z ww. faktur nabycia i by nie powodować wydłużenia obiegu dokumentów, należy ich wystawcom jednoznacznie wskazać ich adresata. Oznacza to, iż faktura taka powinna być doręczona podmiotowi widniejącemu w niej jako odbiorca, a nie nabywca.

§ 9. W celu ujednolicenia numeracji faktur sprzedaży wystawianych w imieniu Gminy przez poszczególne jednostki ustala się symbole wykazane w załączniku do niniejszego zarządzenia.

§ 10. Począwszy od miesiąca stycznia 2017 r. zobowiązuje się dyrektorów/kierowników jednostek do obowiązkowego prowadzenia cząstkowych ewidencji sprzedaży za poszczególne miesiące rozliczeniowe. Ewidencja dokonywanej sprzedaży powinna być prowadzona zarówno na podstawie wystawianych przez jednostkę faktur, jak i na podstawie innych dokumentów finansowych, w tym dokumentów finansowych sprzedaży na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej.

§ 11. Jeśli jednostce przysługuje prawo do odliczeń podatku naliczonego VAT, to począwszy od miesiąca stycznia 2017 r. zobowiązuje się dyrektorów/kierowników tych jednostek do prowadzenia cząstkowych ewidencji zakupów za poszczególne miesiące rozliczeniowe. Ewidencja dokonywanych zakupów powinna być prowadzona wyłącznie na podstawie otrzymywanych faktur, z których jednostka posiada - wynikające z ustawy o VAT - prawo do odliczeń podatku naliczonego VAT. Prawo takiej jednostce przysługuje wyłącznie wówczas gdy dokonany zakup związany jest z czynnościami jednostki, które zostały lub zostaną opodatkowane stawkami podstawowymi podatku VAT .

§ 12. Prowadzenie ewidencji (rejestrów) zakupów i sprzedaży opodatkowanej podatkiem VAT odbywa się zgodnie z przepisami art. 109 ustawy o VAT, z uwzględnieniem informacji odpowiadających strukturze „JPK_VAT” zgodnie z aktualnymi wymogami Ministra Finansów z zakresie struktur logicznych postaci elektronicznej ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych, o których mowa w art. 193a § 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2015 r. poz. 613 z późn. zm.).

§ 13. W celu identyfikacji prowadzonych cząstkowych ewidencji sprzedaży i zakupu w jednostkach, ustala się następujący sposób ich oznaczania:

1) nazwa rejestru: rejestr zakupu/rejestr sprzedaży,

2) numer rejestru: "kolejny numer/skrócona nazwa gminy/skrócona nazwa jednostki",

3) okres, którego dotyczy: miesiąc/rok,

4) nazwa podmiotu: pełna nazwa gminy/pełna nazwa jednostki,

5) adres jednostki,

6) NIP gminy.

§ 14. W jednostkach nieposiadających kas rejestrujących zobowiązuje się ich dyrektorów/kierowników do przeanalizowania przepisów prawnych w zakresie ewentualnego obowiązku zainstalowania kas rejestrujących. Informacje w tym zakresie należy przekazać do Urzędu Miejskiego w Mirosławcu.

§ 15. W celu prawidłowego rozliczenia przez Gminę podatku VAT z Urzędem Skarbowym zobowiązuje się dyrektorów/kierowników jednostek do:

1) wyznaczenia osób odpowiedzialnych za prawidłowość rozliczeń podatku od towarów i usług VAT w jednostce i przekazanie tych danych do Referatu Finansowego Urzędu Miejskiego w Mirosławcu oraz niezwłoczne aktualizowanie tych danych w przypadku zmiany osoby wyznaczonej,

2) dostarczania ewidencji sprzedaży oraz jeśli jednostce przysługuje prawo do odliczeń podatku naliczonego VAT ewidencji zakupu oraz faktur do Referatu Finansowego Urzędu Miejskiego w Mirosławcu na stanowisko pracownika zajmującego się rozliczeniem podatku VAT Gminy z Urzędem Skarbowym, w nieprzekraczalnym terminie do 10-tego dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Łącznie z ewidencjami należy przedłożyć odpowiednie wydruki kont księgowych w zakresie rozliczanego podatku VAT. Ewidencje oraz wydruki muszą być podpisane przez dyrektora/kierownika i głównego księgowego jednostki,

3) przekazania do Referatu Finansowego Urzędu Miejskiego w Mirosławcu przez każdą jednostkę za dany miesiąc do 15-go dnia następnego miesiąca comiesięcznej cząstkowej deklaracji VAT-7 - na wzorze aktualnie obowiązującym (w groszach – nie należy stosować zaokrągleń kwot do pełnych złotych) oraz dodatkowo VAT -27 w przypadkach, o których mowa w § 5, podpisanych przez dyrektora/kierownika jednostki. Obowiązuje również składanie deklaracji zerowych,

4) przesyłania wygenerowanych raportów w postaci „JPK_VAT” do 15-go dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. W przypadku gdy w danym miesiącu jednostka nie dokonała dostawy lub nie świadczyła usług podlegających podatkowi VAT zobowiązana jest do złożenia oświadczenia o nie składaniu „JPK_VAT” za dany miesiąc rozliczeniowy. Dane wynikające z deklaracji cząstkowych VAT-7 muszą być zgodne z jednolitą strukturą „JPK_VAT”,

5) przekazania na rachunek bankowy Gminy obliczonej kwoty podatku VAT, która jest wynikiem rozliczenia podatku przez jednostkę za dany miesiąc (nadwyżki podatku należnego nad naliczonym) w terminie do 20-tego dnia następnego miesiąca,

6) niezwłocznego sporządzania korekty, w przypadku błędnie sporządzonej miesięcznej deklaracji cząstkowej VAT-7 i złożenia do Referatu Finansowego Urzędu Miejskiego w Mirosławcu wraz z pisemnym wyjaśnieniem przyczyn korekty. Korekta deklaracji cząstkowej będzie powodowała obowiązek przekazania informacji o prowadzonej ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy o VAT, jeżeli zostaną w niej dokonane zmiany w stosunku do przekazanej poprzednio w postaci jednolitej struktury „JPK_VAT”,

7) dokonania stosownych zmian w polityce rachunkowości obowiązującej w jednostce, w szczególności w zasadach funkcjonowania kont związanych z rozliczeniem podatku VAT,

8) zapoznanie się z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego - ustawy o podatku od towarów i usług.

§ 16. W przypadku gdy z deklaracji cząstkowej lub jej korekty wynika kwota podatku VAT do zwrotu, podatek zostanie przekazany jednostce na wskazany przez nią rachunek bankowy po otrzymaniu zwrotu z Urzędu Skarbowego przez Gminę i Miasto Mirosławiec.

§ 17. Za treść złożonych dokumentów, poprawne obliczenie i zadeklarowanie kwoty podatku należnego i naliczonego wykazanego w deklaracjach cząstkowych za dany okres rozliczeniowy odpowiada dyrektor/kierownik jednostki.

§ 18. Agregacja danych zawartych w cząstkowych rejestrach sprzedaży i zakupu prowadzonych dla celów prawidłowego sporządzenia cząstkowych deklaracji VAT-7 dostarczonych przez jednostki oraz Urząd, następować będzie w zbiorczym rejestrze sprzedaży i zakupu w Referacie Finansowym Urzędu przez pracownika zajmującego się rozliczaniem podatku VAT i sporządzaniem zbiorczej deklaracji podatkowej VAT-7 Gminy.

§ 19. W przypadku czynności sprawdzających, kontroli podatkowej, postępowania podatkowego lub postępowania kontrolnego, jednostki zobowiązane są do przekazania do Urzędu Miejskiego w Mirosławcu wszelkich informacji oraz dokumentów w terminie wskazanym przez pracownika Urzędu zajmującego się rozliczeniem podatku VAT.

§ 20. Zarządzenie niniejsze należy traktować jako jeden z elementów polityki rachunkowości Urzędu Miejskiego w Mirosławcu.

§ 21. Zobowiązuje się dyrektorów jednostek do ścisłego przestrzegania postanowień zarządzenia oraz uwzględnienia jego zapisów w polityce rachunkowości jednostki.

§ 22. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2017 r.

Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 89/2016

Burmistrza Mirosławca

z dnia 28 października 2016 r.

Zalacznik1.pdf