Zarządzenie nr 22/2011

ZARZĄDZENIE NR 22

Burmistrza Mirosławca

z dnia 1 kwietnia 2011 r.

w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy i Miasta w Mirosławcu

Na podstawie art. 33 ust 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.) wprowadzam Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy i Miasta w Mirosławcu w następującym brzmieniu:

Rozdział 1.

POSTANOWIENIA OGÓLNE

§ 1. Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy i Miasta Mirosławiec, zwany dalej Regulaminem, określa:

1) zakres działania i zadania Urzędu Gminy i Miasta Mirosławiec, zwanego dalej Urzędem;

2) organizację Urzędu;

3) zasady funkcjonowania Urzędu;

4) zakres działania kierownictwa Urzędu, poszczególnych komórek organizacyjnych i samodzielnych stanowisk pracy w Urzędzie.

§ 2. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

1) Gminie - należy przez to rozumieć Gminę i Miasto Mirosławiec;

2) Radzie - należy przez to rozumieć odpowiednio Radę Miejską w Mirosławcu;

3) Burmistrzu, Zastępcy, Sekretarzu, Skarbniku, - należy przez to rozumieć odpowiednio: Burmistrza Mirosławca, Zastępcę Burmistrza, Sekretarza Gminy i Miasta Mirosławiec, Skarbnika Gminy i Miasta Mirosławiec;

4) kierowniku komórki organizacyjnej – należy przez to rozumieć odpowiednio: kierownika referatu, kierownika USC;

5) Regulaminie – należy przez to rozumieć Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy i Miasta w Mirosławcu;

6) Interesancie - należy przez to rozumieć osoby prawne i fizyczne, instytucje, organizacje, których sprawy zgodnie ze swoją właściwością załatwia Urząd.

§ 3. 

1. Urząd jest jednostką organizacyjną Gminy przy pomocy, której Burmistrz wykonuje zadania z zakresu administracji publicznej, wynikające z zadań własnych, zadań zleconych na mocy ustaw lub przejętych w wyniku porozumień z organami administracji rządowej i samorządowej.

2. Urząd jest jednostką budżetową Gminy Mirosławiec.

3. Urząd jest pracodawcą dla zatrudnionych w nim pracowników.

4. Kierownikiem Urzędu jest Burmistrz.

5. Siedziba Urzędu mieści się w Mirosławcu przy ulicy Wolności 37.

Rozdział 2.

ZAKRES DZIAŁANIA i ZADANIA URZĘDU

§ 4. 

1. Urząd stanowi aparat pomocniczy Burmistrza.

2. Do zakresu działania Urzędu należy zapewnienie warunków należytego wykonywania spoczywających na Gminie:

1) zadań własnych;

2) zadań zleconych;

3) zadań wykonywanych na podstawie porozumienia z organami administracji rządowej (zadań powierzonych);

4) zadań publicznych powierzonych gminie w drodze porozumienia komunalnego, które nie zostały powierzone innym gminnym jednostkom organizacyjnym, związkom komunalnym lub przekazane innym podmiotom na podstawie umów.

§ 5. 

1. Do zadań Urzędu należy zapewnienie pomocy organom Gminy, w wykonywaniu ich zadań i kompetencji, a w szczególności :

1) przygotowywanie materiałów niezbędnych do podejmowania uchwał, wydawania decyzji, postanowień i innych aktów z zakresu administracji publicznej oraz podejmowania innych czynności prawnych przez organy Gminy ;

2) wykonywanie - na podstawie udzielonych upoważnień - czynności faktycznych wchodzących w zakres zadań gminy;

3) zapewnienie organom Gminy możliwości przyjmowania, rozpatrywania oraz załatwiania skarg i wniosków;

4) przygotowywanie uchwalenia i wykonywania budżetu Gminy, oraz innych aktów organów gminy;

5) realizacja innych obowiązków i uprawnień wynikających z przepisów prawa oraz uchwał organów Gminy;

6) zapewnienie warunków organizacyjnych do odbywania sesji Rady, posiedzeń jej komisji i innych organów Gminy;

7) prowadzenie zbioru przepisów gminnych dostępnego do powszechnego wglądu w siedzibie Urzędu;

8) wykonywanie prac kancelaryjnych zgodnie z obowiązującymi, w tym zakresie przepisami prawa a w szczególności:

a) przyjmowanie, rozdział, przekazywanie i wysyłanie korespondencji;

b) prowadzenie wewnętrznego obiegu akt;

c) przechowywanie akt;

d) przekazywanie akt do archiwów;

9) realizacja obowiązków i uprawnień służących Urzędowi, jako pracodawcy - zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa pracy.

Rozdział 3.

ORGANIZACJA URZĘDU

§ 6. 

1. W skład Urzędu wchodzą następujące komórki organizacyjne i samodzielne stanowiska pracy, które przy znakowaniu akt posługują się symbolami:

1) Burmistrz - B;

2) Zastępca Burmistrza - ZB;

3) Skarbnik - Sk;

4) Sekretarz - S;

5) Urząd Stanu Cywilnego - USC;

6) referat Finansowy - Fn;

7) referat Organizacyjno - Prawny – Or, w skład którego wchodzi Biuro Rady Miejskiej - RM;

8) referat Oświaty i Polityki Społecznej – OiPS;

9) referat Gospodarki, Infrastruktury i Środowiska - GIŚ;

10) Straż Miejska - SM;

11) samodzielne stanowisko ds. kontroli zarządczej i porządku publicznego - KW;

12) samodzielne stanowisko ds. zarządzania kryzysowego - ZK.

2. Na czele referatów stoją kierownicy.

3. W czasie nieobecności kierowników referatów ich obowiązki pełni pracownik wyznaczony przez te osoby.

4. Urzędem Stanu Cywilnego kieruje kierownik.

5. W skład urzędu wchodzi Straż Miejska na czele, której stoi Komendant.

6. Wykaz stanowisk pracy w Urzędzie Gminy i Miasta stanowi załącznik nr 1 do Regulaminu.

7. Podział zadań w komórkach organizacyjnych na poszczególne stanowiska pracy określają opisy stanowisk pracy i zakresy czynności zatwierdzane przez Burmistrza, na wniosek kierowników komórek organizacyjnych.

§ 7. Samodzielne stanowiska pracy nie wchodzą w skład referatów i podlegają bezpośrednio Burmistrzowi.

§ 8. W Urzędzie mogą funkcjonować zespoły doradcze, opiniodawcze i wykonawcze do realizacji projektów, przedsięwzięć i zadań. Skład osobowy, zakres działania i tryb pracy zespołów określa Burmistrz w dokumencie o ich powołaniu, o ile nie wynika to z odrębnych przepisów.

§ 9. Strukturę organizacyjną Urzędu określa schemat organizacyjny, stanowiący załącznik nr 2 do Regulaminu.

§ 10. Szczegółową strukturę organizacyjną Straży Miejskiej określa regulamin nadany przez Burmistrza.

Rozdział 4.

ZASADY FUNKCJONOWANIA URZĘDU

§ 11. Urząd działa w oparciu o następujące zasady:

1) praworządności;

2) służebności wobec społeczności lokalnej;

3) racjonalnego gospodarowania mieniem publicznym;

4) jednoosobowego kierownictwa;

5) planowania pracy;

6) kontroli wewnętrznej;

7) podziału zadań pomiędzy kierownictwo Urzędu, poszczególne komórki organizacyjne i samodzielne stanowiska pracy oraz wzajemnego współdziałania;

8) podnoszenia jakości świadczonych usług.

§ 12. 

1. Gospodarowanie środkami rzeczowymi odbywa się w sposób racjonalny, celowy i oszczędny z uwzględnieniem zasady szczególnej staranności w zarządzaniu mieniem komunalnym.

2. Zakupy i inwestycje dokonywane są po wyborze najkorzystniejszej oferty, zgodnie z przepisami dotyczącymi zamówień publicznych.

§ 13. 

1. Urzędem kieruje Burmistrz przy pomocy Zastępcy Burmistrza, Sekretarza i Skarbnika, którzy ponoszą odpowiedzialność przed Burmistrzem za realizację swoich zadań.

2. Burmistrz, Zastępca Burmistrza, Sekretarz i Skarbnik są bezpośrednimi przełożonymi podległych im kierowników komórek organizacyjnych i samodzielnych stanowisk pracy, zgodnie ze schematem organizacyjnym.

3. Kierownicy poszczególnych referatów zarządzają nimi w sposób zapewniający optymalną realizację zadań referatów i ponoszą za to odpowiedzialność przed Burmistrzem.

4. Kierownicy poszczególnych referatów Urzędu są bezpośrednimi przełożonymi podległych im pracowników i sprawują nadzór nad nimi.

§ 14. 

1. Pracownicy Urzędu w wykonywaniu swoich obowiązków i zadań Urzędu działają na podstawie prawa i obowiązani są do ścisłego jego przestrzegania.

2. Pracownicy Urzędu w wykonywaniu zadań Urzędu i swoich obowiązków są obowiązani służyć Gminie i Miastu.

§ 15. 

1. Referaty realizują zadania wynikające z przepisów prawa i Regulaminu w zakresie ich właściwości rzeczowej.

2. Referaty oraz samodzielne stanowiska są zobowiązane do współdziałania z pozostałymi komórkami organizacyjnymi Urzędu, w szczególności w zakresie wymiany informacji i wzajemnych konsultacji.

§ 16. 

1. Urząd działa zgodnie z planem pracy.

2. Szczegółowe zasady planowania pracy w Urzędzie określa załącznik nr 3 do Regulaminu.

§ 17. 

1. W Urzędzie działa system kontroli zarządczej.

2. Szczegółowe zasady prowadzenia kontroli zarządczej w Urzędzie i jednostkach organizacyjnych określa odrębne zarządzenie.

§ 18. W celu realizacji zadań o istotnym znaczeniu dla Gminy i Miasta Burmistrz może powołać w drodze zarządzenia Pełnomocnika działającego w jego imieniu.

Rozdział 5.

ZAKRESY ZADAŃ BURMISTRZA, ZASTĘPCY BURMISTRZA, SEKRETARZA I SKARBNIKA

§ 19. 

1. Do zakresu zadań Burmistrza należy w szczególności:

1) kierowanie bieżącymi sprawami Gminy;

2) reprezentowanie Gminy i Urzędu na zewnątrz;

3) podejmowanie czynności w sprawach z zakresu prawa pracy i wyznaczanie innych osób do podejmowania tych czynności;

4) wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników Urzędu oraz kierowników jednostek organizacyjnych;

5) wykonywanie funkcji Zgromadzenia Wspólników w spółkach z udziałem Gminy;

6) planowanie rozwoju Gminy;

7) wspieranie przedsiębiorczości;

8) udzielanie odpowiedzi na wnioski, interpelacje i zapytania radnych;

9) zapewnianie przestrzegania prawa przez wszystkie komórki organizacyjne Urzędu oraz jego pracowników;

10) okresowe zwoływanie narad z udziałem kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych w celu uzgadniania ich współdziałania i realizacji zadań;

11) koordynowanie działalności komórek organizacyjnych Urzędu oraz organizowanie ich współpracy;

12) czuwanie nad tokiem i terminowością wykonywania zadań Urzędu;

13) wykonywanie innych zadań zastrzeżonych dla Burmistrza przez przepisy prawa i Regulamin oraz uchwały Rady;

2. Burmistrz koordynuje i nadzoruje pracę następujących komórek organizacyjnych i samodzielnych stanowisk pracy:

1) Zastępcy Burmistrza, będącego jednocześnie kierownikiem Referatu Gospodarki, Inwestycji i Środowiska;

2) Sekretarza;

3) Skarbnika;

4) referatu Oświaty i Polityki Społecznej;

5) stanowiska ds. kontroli wewnętrznej i porządku publicznego;

6) stanowiska ds. zarządzania kryzysowego;

7) USC i spraw obywatelskich;

8) Straży Miejskiej.

§ 20. 

1. Zastępca Burmistrza podejmuje czynności kierownika Urzędu w czasie nieobecności Burmistrza lub wynikającej z innych przyczyn niemożności pełnienia obowiązków przez Burmistrza.

2. Do zadań Zastępcy Burmistrza należy:

1) kierowanie pracą referatu Gospodarki, Inwestycji i Środowiska;

2) realizacja zadań wynikających z ustawy prawo budowlane;

3) prowadzenie spraw w zakresie lokalizacji celu publicznego i ustalenia warunków zabudowy w odniesieniu do innych inwestycji;

4) koordynacja i nadzór nad pracami remontowymi w Urzędzie i zakupem środków trwałych;

5) nadzór merytoryczny nad działalnością gminnych jednostek organizacyjnych w zakresie gospodarki komunalnej.

3. Zastępca Burmistrza wykonuje inne zadania na polecenie lub z upoważnienia Burmistrza.

§ 21. 

1. Sekretarz zapewnia warunki sprawnego funkcjonowania Urzędu oraz zabezpiecza prawidłową organizację pracy zgodnie z obowiązującymi przepisami. Do zadań Sekretarza należy w szczególności:

1) opracowywanie i aktualizowanie projektów aktów wewnętrznych regulujących strukturę i zasady działania Urzędu;

2) planowanie i kontrola pracy Urzędu z uwzględnieniem dbałości o właściwą obsługę interesantów, w tym przygotowywanie planów pracy i kontroli zatwierdzanych przez Burmistrza;

3) przygotowywanie projektów zarządzeń Burmistrza, które mają wpływ na pracę Urzędu;

4) unowocześnianie organizacji pracy Urzędu, przez wdrażanie nowych rozwiązań;

5) nadzór i koordynowanie pracy jednostek organizacji wewnętrznej Urzędu;

6) przygotowywanie zakresów czynności kierowników komórek organizacyjnych oraz samodzielnych stanowisk pracy w uzgodnieniu z bezpośrednimi przełożonymi tych pracowników;

7) nadzór nad realizacją obowiązków kierowników komórek organizacyjnych, a także stanowisk samodzielnych jemu podporządkowanych;

8) kontrola terminowości oraz właściwej organizacji pracy i toku wykonywanych zadań;

9) zapewnienie przestrzegania dyscypliny pracy w Urzędzie;

10) realizacja przyjętej w Urzędzie polityki kadrowej i płacowej;

11) sprawowanie opieki nad praktykantami i stażystami;

12) inicjowanie i tworzenie warunków do podnoszenia kwalifikacji pracowników Urzędu;

13) koordynowanie całości spraw związanych z ocenianiem pracowników Urzędu;

14) zapewnienie skutecznego sposobu publikacji prawa miejscowego, obwieszczeń oraz wszelkich informacji o charakterze publicznym na terenie miasta i gminy;

15) zapewnienie prawidłowego i nowoczesnego funkcjonowania obsługi kancelaryjnej Urzędu, obiegu dokumentów i przepływu informacji pomiędzy poszczególnymi komórkami i stanowiskami pracy w Urzędzie;

16) nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem strony internetowej Urzędu oraz Biuletynem Informacji Publicznej;

17) pełnienie obowiązków Administratora Bezpieczeństwa Informacji;

18) monitorowanie wydatków na administrację i funkcjonowanie Urzędu, podejmowanie działań oszczędnościowych;

19) nadzór nad realizacją przepisów Ustawy o zamówieniach publicznych w zakresie działalności administracyjnej Urzędu;

20) organizowanie czynności związanych z przeprowadzeniem wyborów, referendum, spisów statystycznych, konsultacji społecznych.

2. Sekretarz nadzoruje pracę następujących komórek organizacyjnych Urzędu:

1) referatu Organizacyjno - Prawnego.

§ 22. 

1. Skarbnik jest głównym księgowym budżetu Gminy.

2. Do zadań Skarbnika należy w szczegolności:

1) planowanie potrzeb finansowych Gminy i tworzenie projektów budżetu Gminy i jego zmian;

2) inicjowanie działań koniecznych do uzyskania środków finansowych;

3) współpraca z organami podatkowymi i organami nadzoru finansowego;

4) nadzór nad gospodarką finansową i wykonaniem budżetu Gminy;

5) współpraca z bankami i instytucjami finansowymi;

6) kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych;

7) dokonywanie bieżącej analizy z wykonania budżetu i informowanie Burmistrza o wykonaniu budżetu;

8) współdziałanie w sporządzaniu sprawozdawczości budżetowej;

9) opracowanie projektów wewnętrznych przepisów dotyczących prawidłowego sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowych;

10) sprawowanie nadzoru nad prawidłowym obiegiem informacji i dokumentacji finansowej;

11) przekazywanie pracownikom Urzędu wytycznych i poleceń dotyczących opracowania niezbędnych informacji związanych z projektem planu budżetowego;

12) wykonywanie innych zadań przewidzianych przepisami prawa oraz zadań wynikających z poleceń lub upoważnień Burmistrza.

3. Skarbnik sprawuje nadzór finansowy nad działalnością Urzędu i gminnych jednostek organizacyjnych.

4. Zadania Skarbnika jako głównego księgowego budżetu wynikają z odpowiednich ustaw i przepisów wykonawczych.

5. Skarbnik sprawuje nadzór merytoryczny nad pracą referatu Finansowego

Rozdział 6.

PODZIAŁ ZADAŃ POMIĘDZY KOMÓRKAMI ORGANIZACYJNYMI I SAMODZIELNYMI STANOWISKAMI PRACY

§ 23. 

1. Do wspólnych zadań referatów i samodzielnych stanowisk należy przygotowywanie materiałów oraz podejmowanie czynności organizatorskich na potrzeby organów Gminy, a w szczególności:

1) inicjowanie i podejmowanie przedsięwzięć w celu zapewnienia właściwej i terminowej realizacji zadań;

2) prowadzenie postępowania administracyjnego i przygotowywanie materiałów oraz projektów decyzji administracyjnych, a także wykonywanie zadań wynikających z przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji;

3) znajomość przepisów prawnych i orzecznictwa w zakresie prawa samorządowego, kpa, przepisów gminnych i aktów prawnych normujących sprawy, które należą do kompetencji referatu i samodzielnych stanowisk pracy;

4) zaznajamianie się na bieżąco ze zmianami obowiązujących przepisów i wzajemne informowanie się o zmianach w ustawodawstwie;

5) dokładanie starań w celu prawidłowego załatwiania spraw członków wspólnoty samorządowej, w szczególności poprzez współpracę z innymi jednostkami samorządu terytorialnego i organami administracji rządowej oraz zasięganie porad radcy prawnego Urzędu;

6) pomoc Radzie, właściwym rzeczowo komisjom Rady, i jednostkom pomocniczym Gminy w wykonywaniu ich zadań;

7) realizacja uchwał Rady;

8) planowanie zadań rzeczowych i wydatków związanych z danym stanowiskiem pracy i przedkładanie Skarbnikowi do projektu budżetu;

9) współdziałanie ze Skarbnikiem przy opracowywaniu materiałów niezbędnych do przygotowania projektu budżetu Gminy,

10) przygotowywanie sprawozdań, ocen, analiz i bieżących informacji o realizacji zadań;

11) stosowanie obowiązującego jednolitego rzeczowego wykazu akt;

12) stosowanie zasad dotyczących wewnętrznego obiegu akt;

13) udostępnianie informacji publicznych;

14) usprawnianie własnej organizacji, metod i form pracy;

15) współdziałanie z referatem Organizacyjno-Prawnym w zakresie szkolenia i doskonalenia zawodowego pracowników danej komórki organizacyjnej/ stanowiska pracy;

16) współdziałanie z Referatem Oświaty i Polityki Społecznej w zakresie promocji Gminy i Miasta;

17) ochrona tajemnic prawem chronionych, w tym ochrona danych osobowych i ochrona informacji niejawnych;

18) realizacja przepisów i przestrzeganie ustawy o zamówieniach publicznych;

19) wykonywanie zadań przekazanych do realizacji przez Burmistrza.

20) przygotowywanie projektów uchwał Rady Miejskiej oraz zarządzeń Burmistrza Mirosławca w zakresie przypisanych referatom i samodzielnym stanowiskom pracy zadań wg zasad określonych w załączniku nr 4;

21) przekazywanie informacji publicznych do Biuletynu Informacji Publicznej i aktualizowanie ich oraz współpraca z Referatem Oświaty i Polityki Społecznej i Referatem Organizacyjno- Prawnym w zakresie prowadzenia strony internetowej Mirosławca;

a) przekazywanie informacji do Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu Gminy i Miasta Mirosławiec odbywa się w zakresie i na zasadach określonych w załączniku nr 5 do Regulaminu;

§ 24. Do zakresu zadań kierowników komórek organizacyjnych należy w szczegóności:

1) kierowanie pracą podległych im komórek organizacyjnych Urzędu;

2) nadzorowanie terminowego i zgodnego z prawem załatwiania spraw;

3) kontrolowanie jakości wykonanej pracy przez podległych pracowników;

4) dokonywanie oceny pracowników i występowanie z wnioskami w ich sprawie (nagrody, kary, awanse);

5) koordynowanie racjonalnego wykorzystania czasu pracy pracowników;

6) nadzorowanie przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych, informacji niejawnych oraz przepisów bhp i ppoż.;

7) dbałość o powierzone mienie Urzędu;

8) przygotowywanie projektów uchwał Rady i zarządzeń Burmistrza oraz aktów własnych Urzędu;

9) opracowywanie projektów budżetu w części dotyczącej zakresu działania komórek i nadzór nad ich realizacją;

10) opracowywanie prognoz, analiz oraz sprawozdań z prowadzonych działań i spraw;

11) współdziałanie z innymi komórkami i samodzielnymi stanowiskami pracy Urzędu, z jednostkami organizacyjnymi, instytucjami, organami administracji i organizacjami społecznymi;

12) wydawanie w zakresie wykonywanych zadań decyzji administracyjnych w ramach uzyskanych upoważnień;

13) przygotowywanie odpowiedzi na interpelacje i wnioski radnych oraz udzielanie wyjaśnień na skargi i wnioski interesantów, w trybie przewidzianym procedurą;

14) organizowanie narad wewnętrznych i przekazywanie informacji dotyczących spraw Gminy i Miasta i Urzędu;

15) współdziałanie z referatem Organizacyjno - Prawnym i referatem Oświaty i Polityki Społecznej w zakresie polityki informacyjnej Urzędu;

16) potwierdzanie za zgodność z oryginałem kopii dokumentów znajdujących się w komórce organizacyjnej, którą kierują;

17) wykonywanie na polecenie Burmistrza innych zadań w sprawach nieobjętych zakresem działania;

18) ogólne obowiązki kierowników komórek organizacyjnych, jako przełożonych służbowych, określa Regulamin Pracy.

§ 25. Do zadań Referatu Finansowego należy w szczególności:

1) przygotowywanie materiałów niezbędnych do uchwalenia budżetu Gminy i Miasta Mirosławiec oraz sprawozdania z jego wykonania;

2) prowadzenie ksiąg rachunkowych;

3) windykacja należności majątkowych Gminy,

4) udzielanie pomocy Burmistrzowi w wykonywaniu budżetu Gminy;

5) zapewnianie obsługi finansowo-księgowej i kasowej Urzędu;

6) przygotowywanie sprawozdań budżetowych;

7) prowadzenie ewidencji księgowej środków trwałych;

8) rozliczanie inwentaryzacji;

9) dokonywanie wyceny aktywów oraz pasywów i ustalanie wyniku finansowego;

10) przygotowywanie sprawozdań finansowych;

11) dokonywanie umorzeń środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych;

12) realizacja wydatków osobowych Urzędu;

13) prowadzenie spraw w zakresie należności podatkowych, które stanowią dochody podatkowe budżetu Gminy;

§ 26. Do zadań referatu Organizacyjno - Prawnego należy w szczególności:

1) prowadzenie spraw związanych z organizacją i funkcjonowaniem Urzędu;

2) obsługa sekretariatu Burmistrza;

3) obsługa spotkań i zebrań organizowanych przez Burmistrza, Zastępcę Burmistrza i Sekretarza;

4) prowadzenie spraw związanych z udzielanymi pełnomocnictwami i upoważnieniami;

5) prowadzenie rejestrów:

a) zarządzeń Burmistrza;

b) upoważnień i pełnomocnictw udzielonych przez Burmistrza;

c) skarg i wniosków;

d) uchwał Rady Miejskiej;

e) wniosków i opinii komisji;

f) interpelacji radnych;

g) wydanych opinii prawnych;

6) prowadzenie ewidencji ogłoszeń na tablicy Urzędu Gminy i Miasta Mirosławiec;

7) prowadzenie elektronicznej obsługi dokumentów w tym skanowanie dokumentów;

8) obsługa poczty elektronicznej;

9) prowadzenie spraw kadrowych pracowników Urzędu oraz kierowników jednostek organizacyjnych Gminy;

10) planowanie wydatków osobowych Urzędu;

11) prowadzenie spraw w zakresie szkoleń i doskonalenia zawodowego pracowników;

12) prowadzenie spraw socjalnych pracowników;

13) organizacja, koordynowanie i nadzór nad przyjmowaniem, rozpatrywaniem oraz załatwianiem skarg i wniosków;

14) prowadzenie kancelarii ogólnej oraz rejestru wpływających do Urzędu pism;

15) udzielanie kompleksowej informacji dotyczącej działalności Urzędu oraz merytorycznej działalności referatów i samodzielnych stanowisk;

16) obsługa kancelaryjno - biurowa Rady, komisji Rady, radnych oraz klubów radnych oraz jednostek pomocniczych gminy;

17) organizacja i techniczne przygotowanie wyboru ławników;

18) współorganizowanie prac przygotowawczych do referendum i wyborów do rad gminy, powiatów i województw oraz wyborów do Sejmu i Senatu RP, Prezydenta RP, Parlamentu Europejskiego;

19) zaopatrzenie w materiały i pomoce biurowe, zaopatrzenie w meble i sprzęt biurowy, maszyny i urządzenia biurowe, gospodarka materiałowa i narzędziowa;

20) utrzymanie czystości i porządku w pomieszczeniach Urzędu;

21) prowadzenie zbioru i udostępnianie do wglądu Dzienników Ustaw, Monitorów Polskich, Dzienników Urzędowych Województwa Zachodniopomorskiego oraz aktów prawa miejscowego;

22) prowadzenie archiwum zakładowego;

23) informatyzacja Urzędu;

24) nadzór nad systemami i sprzętem informatycznym;

25) prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej, zapewnienie publikacji materiałów oraz ich aktualizacja w BIP;

26) opiniowanie projektów aktów prawnych wydawanych przez Radę Miejską i Burmistrza oraz prowadzenie doradztwa prawnego dla referatów i samodzielnych stanowisk w Urzędzie;

27) informowanie o zmianach w obowiązującym stanie prawnym, uchybieniach i skutkach tych uchybień w zakresie przestrzegania prawa;

28) zarządzanie statystyczną sprawozdawczością Urzędu.

§ 27. Do zadań Referatu Gospodarki, Infrastruktury i Środowiska należy w szczególności:

1) prowadzenie spraw związanych z wydawaniem decyzji w sprawie warunków zabudowy i zagospodarowania terenu oraz ustalenia lokalizacji celu publicznego;

2) prowadzenie spraw związanych z planowaniem przestrzennym w zakresie realizacji planu zagospodarowania przestrzennego oraz studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego;

3) opracowywanie planów i programów rozwoju miasta i gminy;

4) opracowywanie wieloletnich planów inwestycyjnych oraz limitów wydatków inwestycyjnych, w tym również sporządzenie okresowych sprawozdań z realizacji zadań inwestycyjnych;

5) realizacja zadań wynikających z ustawy prawo budowlane;

6) przygotowanie, realizacja procesów inwestycyjno – remontowych oraz sprawowanie nadzoru nad inwestycjami realizowanymi przez Gminę;

7) nadzór nad funkcjonowaniem oświetlenia ulicznego;

8) nadzór nad bieżącym funkcjonowaniem infrastruktury technicznej Gminy oraz koordynowanie działań w zakresie gospodarki energetycznej oraz cieplnej;

9) prowadzenie spraw związanych z zajęciem pasa drogowego;

10) utrzymanie i ochrona dróg gminnych oraz pozostałej infrastruktury drogowej;

11) realizacja zadań w zakresie inżynierii ruchu;

12) prowadzenie ewidencji dróg i drogowych obiektów mostowych;

13) prowadzenie spraw związanych z gospodarowaniem nieruchomościami Gminy;

14) regulacja stanów prawnych nieruchomości;

15) komunalizacja mienia;

16) prowadzenie spraw związanych z przygotowaniem podziałów nieruchomości stanowiących własność Gminy;

17) przygotowanie do sprzedaży wolnych nieruchomości zabudowanych i niezabudowanych;

18) przeprowadzanie procedury w zakresie opłat adiacenckich;

19) prowadzenie spraw związanych z przygotowywaniem, organizacją i przeprowadzaniem przetargów na sprzedaż, oddanie w wieczyste użytkowanie oraz dzierżawę nieruchomości stanowiących własność Gminy;

20) administrowanie cmentarzami komunalnymi;

21) prowadzenie spraw związanych z nazewnictwem ulic i placów, nadawanie nieruchomościom numeracji porządkowej;

22) prowadzenie spraw w zakresie ustalania nazw miejscowości i obiektów fizjograficznych oraz zmiany granic;

23) prowadzenie spraw związanych z reklamami na mieniu;

24) prowadzenie spraw organizacyjnych związanych z przygotowaniem i prowadzeniem postępowań o udzielenie zamówień publicznych zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych na podstawie materiałów przygotowanych przez osoby merytorycznie odpowiedzialne w danym referacie;

25) administrowanie nieruchomościami, środkami trwałymi i ruchomymi wraz z zabezpieczeniem i utrzymaniem ich należytego stanu;

26) realizacja polityki mieszkaniowej Gminy;

27) prowadzenie i koordynowanie działań na rzecz pozyskiwania bezzwrotnej pomocy finansowej;

28) pomoc oraz udział w powstawaniu i wdrażaniu projektów współfinansowanych z bezzwrotnej zagranicznej pomocy finansowej;

29) analiza oraz weryfikowanie możliwości pozyskania bezzwrotnych środków finansowych ze źródeł zewnętrznych, a w szczególności Unii Europejskiej, na zadania zapisane w budżecie Gminy;

30) ochrona przyrody oraz ochrona i kształtowanie środowiska;

31) prowadzenie spraw związanych z gospodarką odpadami;

32) nadzór w zakresie utrzymania czystości i porządku oraz urządzeń sanitarnych, składowisk i unieszkodliwiania odpadów, w tym komunalnych i niebezpiecznych;

33) prowadzenie spraw oraz nadzór nad gospodarką wodną i funkcjonowaniem gospodarki wodociągowo – kanalizacyjnej, nad przestrzeganiem przepisów w zakresie gospodarki wodno – ściekowej;

34) nadzór nad utrzymaniem terenów zieleni i gospodarką leśną;

35) ochrona zwierząt;

36) prowadzenie spraw wynikających z ustawy prawo łowieckie;

37) prowadzenie spraw związanych z rolnictwem, ochroną gruntów rolnych, ochroną roślin uprawnych oraz nadzorem nad uprawą maku i konopii włóknistych;

38) prowadzenie ewidencji mienia komunalnego

§ 28. Do zakresu działania Referatu Oświaty i Polityki Społecznej należy w szczególności:

1) prowadzenie spraw związanych z zadaniami gminy jako organu prowadzącego gminne szkoły podstawowe, gimnazja, przedszkole i oddział zerowy;

2) prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem pomocy o charakterze socjalnym i motywacyjnym (stypendia i zasiłki) dla uczniów zamieszkałych w gminie;

3) prowadzenie spraw związanych z dofinansowaniem kształcenia młodocianych pracowników;

4) prowadzenie ewidencji niepublicznych przedszkoli, szkół podstawowych i gimnazjów;

5) nadzór nad obowiązkiem nauki młodzieży w wieku od 16 do 18 lat;

6) planowanie i organizacja dowozów dzieci do szkół, zapewnienie opieki w czasie transportu;

7) organizowanie i prowadzenie postępowania egzaminacyjnego na nauczycieli mianowanych;

8) prowadzenie spraw związanych z przeciwdziałaniem alkoholizmowi i uzależnieniom;

9) współpraca z zakładami opieki zdrowotnej oraz ze starostwem w sferze ochrony zdrowia oraz działań profilaktycznych;

10) realizacja zadań wynikających z ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie, w zakresie współpracy z organizacjami pozarządowymi;

11) prowadzenie spraw wynikających z programu współpracy Gminy z organizacjami pozarządowymi oraz podmiotami określonymi w art.3 ust.3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie;

12) prowadzenie ewidencji przedsiębiorców – osób fizycznych (dokonywanie nowych wpisów, zmian, wykreśleń;

13) udzielanie zezwolenia na wykonywanie zarobkowego przewozu osób;

14) wydawanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych;

15) prowadzenie spraw związanych z funkcjonowaniem targowiska;

16) współdziałanie ze stowarzyszeniami kultury fizycznej i klubami sportowymi w zakresie upowszechniania i rozwoju sportu oraz aktywnego wypoczynku, inicjowanie budowy i rozbudowy obiektów sportowych i rekreacyjnych oraz dbałość i zabezpieczenie właściwego funkcjonowania obiektów sportowych,

17) prowadzenie spraw związanych z imprezami masowymi;

18) organizowanie imprez kulturalnych, sportowych i rekreacyjnych oraz współpraca z Ośrodkiem Kultury oraz radami sołeckimi i innymi jednostkami gminnymi w zakresie organizacji różnego rodzaju obchodów i imprez związanych z miastem i gminą;

19) prowadzenie ewidencji bazy turystycznej istniejącej na terenie gminy oraz współpraca z jednostkami świadczącymi usługi hotelarskie i turystyczne;

20) organizacja informacji turystycznej (zapewnienie turystom dostępu do informacji turystycznej, historycznej, materiałów promujących gminę);

21) podejmowanie działań związanych z promocją Gminy;

22) podejmowanie wszelkich działań na rzecz tworzenia pozytywnego wizerunku Gminy w kraju i za granicą oraz współpraca z mediami;

23) prowadzenie internetowej strony informacyjno-promocyjnej urzędu;

24) organizowanie i koordynowanie kontaktów z miastami partnerskimi oraz z zagranicznymi instytucjami i organizacjami współpracującymi z Gminą;

25) prowadzenie ewidencji instytucji kultury, dokonywanie wpisu i wykreślanie z ewidencji oraz prowadzenie spraw związanych z instytucjami kultury i bibliotekami m.in. tworzenie, łączenie, przekształcanie i likwidacja oraz nadawanie im statutów;

26) współpraca z konserwatorem zabytków w zakresie ochrony obiektów zabytkowych, składania wniosków o wpis do rejestru zabytków, dóbr kultury, nieruchomości i kolekcji oraz podejmowanie działań w zakresie zabezpieczenia zabytków, itp.;

27) prowadzenie gminnej ewidencji zabytków w formie zbioru kart adresowych zabytków nieruchomych z terenu gminy, objętych wojewódzką ewidencją zabytków oraz prowadzenie ewidencji udzielonych dotacji przez organ stanowiący gminy na prace konserwatorskie,

28) sprawowanie nadzoru merytorycznego oraz współpraca z Ośrodkiem Kultury,

29) sprawowanie nadzoru merytorycznego nad działalnością placówek oświatowo-wychowawczych:

a) Zespół Szkół w Mirosławcu;

b) Zespół Szkół w Piecniku;

c) Samorządowe Przedszkole „Słoneczko” w Mirosławcu;

30) sprawowanie nadzoru merytorycznego nad funkcjonowaniem Miejsko Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Mirosławcu.

§ 29. Do zadań Urzędu Stanu Cywilnego i stanowiska do spraw obywatelskich należy w szczególności:

1) w zakresie Urzędu Stanu Cywilnego:

a) przyjmowanie w uroczystej formie oświadczeń woli o wstąpieniu w związek małżeński;

b) przyjmowanie oświadczeń o wyborze imienia (imion) dla dziecka, o zmianie imienia (imion) dziecku, o uznaniu dziecka, o nadaniu dziecku nazwiska męża matki, małżonka rozwiedzionego, o powrocie do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa;

c) sporządzanie aktów stanu cywilnego: urodzeń, małżeństw i zgonów oraz skorowidzów alfabetycznych tych aktów;

d) wystawianie odpisów z aktów stanu cywilnego lub zaświadczeń na wniosek uprawnionych osób i organów;

e) bieżąca aktualizacja ksiąg stanu cywilnego;

f) przechowywanie i konserwacja ksiąg stanu cywilnego;

g) prowadzenie postępowań wyjaśniających i dowodowych oraz wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach:

- odtworzenia akt stanu cywilnego;

- wpisu do ksiąg miejscowych, wpisu z akt zagranicznych;

- sporządzania aktów stanu cywilnego dla zdarzeń zaistniałych za granicą i nie zarejestrowanych w zagranicznych księgach stanu cywilnego;

- sprostowania lub uzupełnienia akt stanu cywilnego;

- zezwolenia na zawarcie małżeństwa bez miesięcznego okresu oczekiwania.

h) wydawanie zaświadczeń stwierdzających brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa, stwierdzających, że zgodnie z prawem polskim obywatel polski lub cudzoziemiec zamieszkały w Polsce, nie mający obywatelstwa żadnego państwa może zawrzeć małżeństwo za granicą;

i) sporządzanie, na wniosek stron, wypisów z zagranicznych aktów stanu cywilnego, za pośrednictwem polskich placówek konsularnych;

j) powiadamianie właściwych organów ewidencji ludności o zarejestrowanych urodzeniach, małżeństwach i zgonach oraz innych zmianach stanu cywilnego;

k) potwierdzanie wniosków o wydanie dowodów osobistych osobom, których akty urodzenia lub małżeństw sporządzone zostały w miejscowym Urzędzie;

l) sporządzanie wniosków o nadanie medali za długoletnie pożycie małżeńskie oraz organizowanie uroczystości jubileuszowych z tych okazji;

m) sporządzanie aktów małżeństw na podstawie zaświadczeń przekazanych przez jednostki kościoła lub związki wyznaniowe.

2) w zakresie Spraw Obywatelskich należy w szczególności:

a) wydawanie dokumentów stwierdzających tożsamość;

b) prowadzenie postępowań administracyjnych zmierzających do zameldowania i wymeldowania z urzędu decyzją administracyjną;

c) prowadzenie rejestru wyborców i sporządzanie spisu wyborców;

d) sporządzanie wykazu przedpoborowych i poborowych;

e) prowadzenie ewidencji ludności i kartoteki ewidencyjno – adresowej mieszkańców;

f) wydawanie decyzji o zbiórkach publicznych.

§ 30. Do zadań stanowiska ds. Zarządzania Kryzysowego należy w szczególności:

1) realizacja zadań w zakresie obrony cywilnej, spraw obronnych, wojskowych i przeciwpożarowej:

a) opracowywanie i aktualizowanie dokumentów w ramach planowania obronnego, w tym:

- planu operacyjnego funkcjonowania gminy;

- dokumentacji stanowiska kierowania i przemieszczania na zapasowe miejsce pracy (burmistrza);

b) opracowanie i prowadzenie dokumentacji stałego dyżuru Urzędu, zapewnienie właściwego obiegu decyzji i informacji dla potrzeb kierowania przez Burmistrza;

c) organizowanie i przeprowadzanie rejestracji przedpoborowych;

d) realizacja zadań związanych z przeprowadzaniem kwalifikacji wojskowej;

e) prowadzenie spraw związanych z reklamowaniem osób od pełnienia czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny;

f) wykonywanie zadań związanych z planowaniem i nakładaniem obowiązku świadczeń osobistych i rzeczowych (przygotowanie projektów decyzji administracyjnych) na terenie gminy oraz opracowanie:

- planu świadczeń osobistych na terenie gminy i miasta Mirosławiec;

- planu świadczeń osobistych przewidzianych do wykonania ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny na terenie gminy i miasta Mirosławiec;

- planu świadczeń rzeczowych na terenie gminy i miasta Mirosławiec;

- planu świadczeń rzeczowych przewidzianych do realizacji w czasie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny na terenie gminy Mirosławiec;

- zbiorczego wykazu świadczeń osobistych i rzeczowych przewidzianych do realizacji na obszarze gminy.

g) opracowanie i aktualizowanie dokumentacji (planu) akcji kurierskiej Gminy i Miasta Mirosławiec przy współpracy z wojskowym komendantem uzupełnień i Policją;

h) planowanie i aktualizowanie szkolenia obronnego na terenie Gminy, w tym:

- opracowanie programu szkolenia Gminy i Miasta Mirosławiec;

- opracowanie planu szkolenia Urzędu Gminy i Miasta Mirosławiec;

- opracowanie dokumentacji ćwiczeń i treningów, akcji kurierskiej, szkolenia zespołu kierującego akcją kurierską;

i) sprawowanie kontroli wykonywania zadań obronnych w podległych i nadzorowanych jednostkach organizacyjnych.

2) realizacja zadań w zakresie obrony cywilnej:

a) tworzenie formacji obrony cywilnej;

b) nakładanie obowiązków w ramach powszechnej samoobrony ludności;

c) organizowanie ćwiczeń formacji obrony cywilnej;

d) przechowywanie dokumentacji niejawnej.

3) realizacja zadań w zakresie spraw przeciwpożarowych:

a) zapewnienie właściwego funkcjonowania krajowego systemu ratowniczo-gaśniczego na obszarze gminy w zakresie ustalonym przez wojewodę;

b) sporządzanie kalkulacji w zakresie kosztów wyposażenia, utrzymania, wyszkolenia i zapewnienia gotowości bojowej ochotniczej straży pożarnej, umundurowania strażaków, ubezpieczenia w instytucji ubezpieczeniowej członków ochotniczej straży pożarnej i młodzieżowej drużyny pożarniczej, kosztów okresowych badań lekarskich;

c) realizacja zadań wynikających z ustawy o ochronie przeciwpożarowej.

4) realizacja zadań w zakresie BHP i spraw organizacyjnych:

a) prowadzenie spraw szkoleń BHP;

b) realizacja przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zabezpieczenia przeciwpożarowego w budynkach administracyjnych i gospodarczych Urzędu;

c) zabezpieczenie mienia oraz organizacja ochrony budynków Urzędu oraz współpraca w tym zakresie z Pełnomocnikiem do spraw ochrony informacji niejawnych;

d) prowadzenie spraw transportowych Urzędu;

5) realizacja zadań w zakresie zarządzania kryzysowego:

a) przygotowanie i aktualizacja planu reagowania kryzysowego;

b) organizacja pracy gminnego zespołu reagowania , tworzenie rocznego planu pracy i ćwiczeń;

c) przeprowadzanie ćwiczeń zespołu reagowania kryzysowego.

§ 31. Do zadań na stanowisku ds. kontroli zarządczej i porządku publicznego należy w szczególności:

1) w zakresie kontroli zarządczej:

a) badanie zgodności działania kontrolowanej jednostki z obowiązującymi przepisami prawa,

b) ujawnienie złej organizacji pracy, niegospodarności oraz braku celowości działania kontrolowanej jednostki,

c) badanie prawidłowości, skuteczności i trafności podjętych rozwiązań i działań oraz sposobów ich realizacji należących do zadań własnych i zleconych,

d) sprawdzanie przestrzegania realizacji procedur prawidłowości dokonywanych wydatków ze środków publicznych,

e) zbieranie i przedstawianie Burmistrzowi bieżącej, obiektywnej informacji niezbędnej do doskonalenia działalności urzędu i jednostek podległych oraz usprawnienia funkcji nadzoru, kontroli i koordynacji,

f) ustalenie i wykazywanie przyczyn i skutków stwierdzonych nieprawidłowości oraz osób za nie odpowiedzialnych, jak również wskazanie sposobów umożliwiających usunięcie stwierdzonych negatywnych zjawisk.

2) w zakresie porządku publicznego:

a) przetwarzanie danych zarejestrowanych przez radarowy system kontroli prędkości pojazdów tzw. FOTORADAR;

b) ustalenie danych osobowych właścicieli pojazdów zarejestrowanych przez FOTORADAR;

c) prowadzenie rejestrów pojazdów rejestrowanych przez FOTORADAR podczas kontroli drogowych;

d) prowadzenie na stanowisku pracy dokumentacji związanej z zarejestrowanymi zdarzeniami przez FOTORADAR;

e) współpraca z firmą prowadzącą serwis oprogramowania FOTORADARU;

f) wykonywanie czynności zleconych przez Burmistrza.

3) w zakresie ochrony danych osobowych:

a) sporządzanie wniosków o zgłoszeniu zbioru danych osobowych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych;

b) prowadzenie rejestru zgłoszonych wniosków;

c) organizacja zabezpieczania danych osobowych;

d) kontrola przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych;

e) prowadzenie dokumentacji związanej z ochroną danych osobowych w oparciu o przepisy prawne oraz przyjęte regulaminy wewnętrzne.

4) w zakresie obowiązków Pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych należy w szczególności:

a) zapewnienie ochrony informacji niejawnych;

b) kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji;

c) okresowa kontrola ewidencji materiałów i obiegu dokumentów;

d) opracowywanie planu ochrony Urzędu oraz nadzorowanie jego realizacji;

e) szkolenie pracownikóww zakresie ochrony informacji niejawnych;

f) współpraca ze stanowiskiem ds. informatyki w zakresie zapewnienia ochrony systemów i sieci teleinformatycznych;

g) współpraca ze stanowiskiem ds. Zarządzania Kryzysowego w zakresie zapewnienia fizycznej ochrony Urzędu.

§ 32. Zadania Straży Miejskiej określają odrębne przepisy.

Rozdział 7.

ZASADY PODPISYWANIA PISM l DOKUMENTÓW

§ 33. Do podpisu Burmistrza zastrzega się w szczególności:

1) Pisma i dokumenty:

a) kierowane do naczelnych i centralnych organów administracji i władzy państwowej;

b) kierowane do organów jednostek samorządu terytorialnego;

c) kierowane do Najwyższej Izby Kontroli, Regionalnej Izby Obrachunkowej, Państwowej Inspekcji Pracy;

d) kierowane do posłów i senatorów Rzeczypospolitej Polskiej;

e) kierowane do przedstawicielstw dyplomatycznych;

f) związane z wykonywaniem przez Burmistrza funkcji kierownika Urzędu oraz zwierzchnictwa w stosunku do jednostek organizacyjnych Gminy;

g) każdorazowo zastrzeżone przez Burmistrza do jego podpisu.

2) Decyzje i postanowienia w rozumieniu przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego oraz innych przepisów.

§ 34. Do podpisu Zastępcy, Sekretarza i Skarbnika należy w szczególności:

1) podpisywanie pism i dokumentów w sprawach należących do zadań Zastępcy, Sekretarza i Skarbnika;

2) aprobata wstępna pism zastrzeżonych do właściwości Burmistrza, a związanych z zakresem zadań należących do Zastępcy, Sekretarza i Skarbnika;

3) podpisywanie decyzji i postanowień - w rozumieniu Kodeksu postępowania administracyjnego - w ramach udzielonych upoważnień.

§ 35. Do podpisu kierowników referatów należy w szczególności:

1) aprobata wstępna pism wychodzących z referatu;

2) podpisywanie pism w sprawach należących do zakresu działania referatów i biur z wyjątkiem zastrzeżonych dla Burmistrza, należących do zadań Burmistrza, Zastępcy, Sekretarza i Skarbnika;

3) podpisywanie dokumentów w sprawach dotyczących organizacji wewnętrznej referatu lub biura oraz zakresu zadań poszczególnych stanowisk pracy i pracowników;

4) podpisywanie decyzji i postanowień - w rozumieniu przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego - w ramach udzielonych upoważnień.

§ 36. Pracownicy opracowujący pisma do wysyłania umieszczają pod tekstem z lewej strony informację: kto prowadzi sprawę z podaniem imienia i nazwiska urzędnika, stanowiska oraz nr telefonu.

Rozdział 8.

NARADY WEWNĘTRZNE

§ 37. 

1. W celu uzgodnienia stanowisk lub skoordynowania załatwiania spraw wchodzących w zakres działania różnych komórek organizacyjnych i samodzielnych stanowisk pracy mogą być organizowane narady z udziałem zainteresowanych pracowników Urzędu i innych osób.

2. Naradę organizuje członek Kierownictwa Urzędu nadzorujący załatwianie spraw będących przedmiotem narady lub z jego upoważnienia kierownik komórki organizacyjnej/samodzielne stanowisko pracy, do którego należy załatwienie sprawy w podstawowym zakresie

3. Z każdej narady sporządza się protokół uwzględniający: datę jej odbycia, porządek narady, zwięzłe streszczenie dyskusji oraz podjęte ustalenia; organizator narady wnioski i ustalenia przekazuje do realizacji właściwym komórkom organizacyjnym i samodzielnym stanowiskom pracy po odbyciu narady.

4. Obsługę organizacyjną narady zapewnia jej organizator.

§ 38. 

1. W celu przekazania zakresu i sposobu realizacji zadań, rozliczenia wykonania wcześniej przekazanych zadań oraz przekazania mających istotne znaczenie dla działalności Urzędu informacji, organizowane są wg potrzeb narady Kierownictwa Urzędu z udziałem osób odpowiedzialnych za omawiane zagadnienia.

2. Narady, o których mowa w ust. 1, zwołuje, ustala ich porządek oraz prowadzi Burmistrz, Zastępca Burmistrza lub upoważniona przez nich osoba.

3. Z narad tych referat Organizacyjno-Prawny sporządza protokół ustaleń, a wyciągi z niego przekazuje kierownikom komórek organizacyjnych i samodzielnym stanowiskom pracy.

4. Osoby odpowiedzialne za realizację ustaleń składają do referatu Organizacyjno - Prawnego kserokopie odpowiedzi lub pisemne informacje o stanie ich wykonania.

5. Zasady określonej w ust. 4 nie stosuje się do członków Kierownictwa Urzędu, którzy składają na posiedzeniu ustną informację na temat realizacji ustaleń.

Rozdział 9.

ZASADY UDZIELANIA UPOWAŻNIEŃ I PEŁNOMOCNICTW

§ 39. 

1. Z wnioskami o udzielenie upoważnień do wydawania decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej oraz do składania oświadczeń woli w imieniu Gminy w zakresie zarządu mieniem mogą występować

1) Zastępca, Sekretarz i Skarbnik;

2) kierownicy referatow;

3) kierownicy jednostek organizacyjnych Gminy.

2. Wnioski, o których mowa w ust. 1 składane są w formie pisemnej do Burmistrza.

3. Projekty upoważnień opracowuje pracownik ds. kadr.

§ 40. Rejestr upoważnień do wydawania decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej oraz upoważnień do składania oświadczeń woli w imieniu Gminy w zakresie zarządu mieniem prowadzi stanowisko ds. organizacyjnych i sekretariatu.

Rozdział 10.

ORGANIZACJA PRZYJMOWANIA, ROZPATRYWANIA l ZAŁATWIANIA SKARG l WNIOSKÓW

§ 41. Rozpatrywanie oraz załatwianie skarg i wniosków w Urzędzie odbywa się zgodnie z postanowieniami Kodeksu postępowania administracyjnego oraz przepisami szczegółowymi.

§ 42. Zastępca, Sekretarz, Skarbnik oraz kierownicy referatów przyjmują interesantów w sprawach skarg i wniosków w dniach i godzinach pracy Urzędu, a Burmistrz w poniedziałki w godzinach od 9.00-do 10.00 i od 15.00- do 16.00 , w pozostałe dni w godzinach od 9.00- do 10.00,

§ 43. Pracownicy Urzędu zobowiązani są do rzetelnego i terminowego załatwiania zgłoszonych skarg i wniosków, zgodnie z przepisami prawa i zasadami współżycia społecznego.

§ 44. Przyjmowanie, rozpatrywanie oraz ewidencjonowanie skarg i wniosków w Urzędzie koordynuje i kontroluje Sekretarz.

Rozdział 11.

TRYB UDZIELANIA ODPOWIEDZI NA INTERPELACJE, ZAPYTANIA RADNYCH ORAZ WYSTĄPIENIA KOMISJI RADY

§ 45. 

1. Interpelacje i zapytania radnych oraz wystąpienia komisji Rady kierowane do Burmistrza ewidencjonuje Sekretarz.

2. Sekretarz koordynuje pracę referatów w zakresie terminowości przygotowania odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych oraz wystąpienia komisji Rady.

3. Odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych oraz wystąpienia komisji Rady po ich akceptacji podpisuje Burmistrz.

4. Odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych oraz wystąpienia komisji Rady przekazuje radnym za pośrednictwem Biura Rady Sekretarz.

Rozdział 12.

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

§ 46. Zmiany w Regulaminie mogą być dokonywane w trybie przewidzianym do jego nadania.

§ 47. Traci moc zarządzenie nr 38 z dnia 22 lipca 2003 r. w sprawie nadania Urzędowi Gminy i Miasta w Mirosławcu Regulaminu Organizacyjnego.

§ 48. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania i podlega ogłoszeniu.


















opracował:
inspektor Monika Kędzia

Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 22 

Burmistrza Mirosławca 

z dnia 1 kwietnia 2011 r. 

WYKAZ STANOWISK PRACY W URZĘDZIE GMINY I MIASTA W MIROSŁAWCU 

– Łączna liczba stanowisk pracy - 35 

– Łączna liczba etatów - 35 

I. JEDNOOSOBOWE STANOWISKA PRACY 

L.p.	stanowiska		etat	rodzaj stanowiska
1.	Burmistrz		1	kierownicze
2.	Zastępca Burmistrza	będący jednocześnie kierownikiem referatu Gospodarki, Inwestycji i Środowiska	1	kierownicze
3.	Skarbnik		1	kierownicze
4.	Sekretarz		1	kierownicze urzędnicze
5.	stanowisko	ds. zarządzania kryzysowego	1	urzędnicze
6.	stanowisko	ds. kontroli zarządczej i porządku publicznego	1	urzędnicze
razem etaty			5

II. REFERAT FINANSOWY 

L.p.	stanowiska		etaty	rodzaj stanowiska
1	kierownik	GŁÓWNY KSIĘGOWY	1	urzędnicze kierownicze
2	stanowisko	ds. księgowości budżetowej	1	urzędnicze
3	stanowisko	ds. windykacji i księgowości budżetowej	1	urzędnicze
4	stanowisko	ds. księgowości podatkowej	1	urzędnicze
5	stanowisko	ds.podatków i opłat lokalnych	2	urzędnicze
razem etaty			6

III. REFERAT ORGANIZACYJNO - PRAWNY, w tym Biuro Rady Miejskiej 

L.p.	stanowiska		etat	rodzaj stanowiska
1.	kierownik	sprawy kadrowe	1	kierownicze urzędnicze
2	radca prawny		1	urzędnicze
3	stanowisko	ds. organizacyjnych i sekretariatu	1	urzędnicze
4	stanowisko	ds. informatyki	1	urzędnicze
5	stanowisko	ds. biura Rady i spraw biurowych	1	pomocnicze
6	stanowisko	ds. biura obsługi interesantów	1	pomocnicze
7	stanowisko	ds kancelaryjnych i archiwum	1	urzędnicze
8	sprzątaczka		1,5	obsługi
9	goniec		0,5	obsługi
razem etaty			9

IV. REFERAT OŚWIATY I POLITYKI SPOŁECZNEJ 

L.p.	stanowisko		etaty	rodzaj stanowiska
1	kierownik	sprawy oświaty i zdrowia	1	kierownicze urzędnicze
2	stanowisko	ds. przedsiębiorczości, organizacji pozarządowych i sportu	1	urzędnicze
3	stanowisko	ds.promocji, turystyki,kultury	1	urzędnicze
razem etaty			3

V. REFERAT GOSPODARKI INWESTYCJI I ŚRODOWISKA 

L.p.	stanowiska		etat	rodzaj stanowiska
1	stanowisko	ds. budownictwa i planowania przestrzennego	1	urzędnicze
2	stanowisko	ds. gospodarki komunalnej i inwestycji	1	urzędnicze
3	stanowisko	ds.zamówień publicznych i gospodarki komunalnej	1	urzędnicze
4	stanowisko	ds. ochrony środowiska, leśnictwa i rolnictwa	1	urzędnicze
5	stanowisko	ds. gospodarki gruntami i planowania przestrzennego	1	urzędnicze
6	stanowisko	pozyskiwania środków zewnętrznych	1	urzędnicze
8	konserwator		1	obsługi
9	robotnik gospodarczy		1	obsługi
razem etaty			8

VI. URZĄD STANU CYWILNEGO 

L.p.	stanowisko		etaty	rodzaj stanowiska
1	Kierownik	sprawy obywatelskie	1	kierownicze urzędnicze
razem etaty			1

VII. STRAŻ MIEJSKA 

Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Nr 22

Burmistrza Mirosławca

z dnia 1 kwietnia 2011 r.

Schemat organizacyjny

Załącznik Nr 3 do Zarządzenia Nr 22 

Burmistrza Mirosławca 

z dnia 1 kwietnia 2011 r. 

ZASADY PLANOWANIA PRACY W URZĘDZIE 

§ 1. 

1. Planowanie pracy w Urzędzie ma charakter zadaniowy i służy określeniu zadań nałożonych na poszczególne komórki organizacyjne i samodzielne stanowiska pracy oraz wytyczaniu i koordynacji przedsięwzięć zmierzających do realizacji tych zadań. 

2. Przedmiotem planowania pracy w Urzędzie są ważniejsze problemy i zjawiska wymagające podjęcia działań przez Urząd. 

3. Planowanie nie obejmuje zadań bieżących o charakterze rutynowym i powtarzalnym. 

§ 2. Dokumentem planowania pracy jest roczny plan pracy. 

1. Plan pracy opracowywany jest na podstawie: 

1) planu pracy Rady; 

2) planów pracy Komisji Rady; 

3) poleceń i ustaleń Burmistrza; 

4) zaleceń pokontrolnych; 

5) zadań wynikających z budżetu Gminy; 

6) kierunków polityki społeczno-gospodarczej Gminy. 

2. Kierownicy komórek organizacyjnych i samodzielne stanowiska pracy w terminie do 10 stycznia przekazują Sekretarzowi w formie planu, najistotniejsze dla danej komórki zadania ujmując w nich: 

1) terminy i tematy materiałów, które należy przygotować na sesje Rady, posiedzenia komisji Rady; 

2) terminy i tematy materiałów przedkładanych na posiedzenia Kierownictwa. 

3) terminy i tematy zadań do realizacji wynikających z : 

a) budżetu Gminy; 

b) zaleceń pokontrolnych; 

c) zaleceń członków Kierownictwa Urzędu. 

4) Sekretarz w oparciu o materiały, o których mowa w ust. 1 opracowuje roczny plan pracy Urzędu i przedkłada go do akceptacji i zatwierdzenia Burmistrzowi. 

§ 3. 

1. Za terminową i pełną realizację planu pracy odpowiedzialni są kierownicy komórek organizacyjnych i samodzielne stanowiska pracy, którzy zobowiązani są do bieżącej kontroli wykonania planu i rozliczania podległych pracowników z realizacji nałożonych zadań. 

2. Niewykonanie zadania w terminie określonym w planie pracy stanowi naruszenie obowiązków służbowych i powoduje odpowiedzialność porządkową osoby wyznaczonej do jego realizacji. 

§ 4. 

1. Plan pracy Urzędu jest aktualizowany stosownie do zmiany zakresu zadań Urzędu oraz innych przyczyn. 

2. Aktualizacji planu pracy Urzędu dokonuje Burmistrz w formie aneksu. 

Załącznik Nr 4 do Zarządzenia Nr 22 

Burmistrza Mirosławca 

z dnia 1 kwietnia 2011 r. 

ZASADY OPRACOWYWANIA PROJEKTÓW AKTÓW PRAWNYCH I NIEKTÓRYCH INNYCH DOKUMENTÓW 

§ 1. Akty prawne tj. uchwały i zarządzenia wydawane są na podstawie upoważnienia zawartego w ustawach i przepisach wykonawczych do ustaw, a także na podstawie przepisów ogólnokompetencyjnych w sprawach realizacji określonych zadań lub ustalania sposobu postępowania. 

§ 2. Akty prawne przygotowywane są przy użyciu edytora tekstów prawnych, w formie plików XML. 

§ 3. Redagowanie projektów aktów prawnych winno odbywać się przy zastosowaniu ogólnie przyjętych zasad techniki legislacyjnej zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 20 czerwca 2002 r. w sprawie "Zasad Techniki Prawodawczej" (Dz. U. z 2002 Nr 100 poz.908) i zgodnie z powszechnie przyjętymi regułami składni języka polskiego. 

§ 4. Projekty uchwał i zarządzeń opracowują komórki organizacyjne urzędu (referaty i samodzielne stanowiska), do których zakresu działania należy przedmiot uchwały lub zarządzenia. 

§ 5. Jeżeli przedmiot aktu prawnego należy do zakresu działania kilku komórek organizacyjnych, projekt opracowują wspólnie ich przedstawiciele, a funkcję koordynatora pełni osoba wyznaczona przez Sekretarza. 

§ 6. Odpowiedzialnym za terminowe sporządzenie projektu uchwały i jego treść merytoryczną jest kierownik referatu, a w przypadku samodzielnych stanowisk – pracownicy merytoryczni. 

§ 7. Projekt uchwały podpisywany jest przez autora projektu z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska z oznaczeniem daty jego sporządzenia. 

§ 8. Projekty uchwał wraz z uzasadnieniem opracowane przez pracowników Urzędu sporządzają i parafują kierownicy referatów, bądź samodzielne stanowiska i przedkładają wraz z opinią prawną radcy prawnego i po akceptacji Sekretarza, bądź Burmistrza na stanowisko ds. biura Rady i spraw biurowych w wersji wydruku i wersji pliku XML. 

§ 9. Porozumienia i inne akty podlegające publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa Zachodniopomorskiego przekazywane są w wersji elektronicznej (plik XML) oraz w wersji wydruku na stanowisko ds. organizacyjnych i sekretariatu. 

§ 10. Projekty uchwał wraz z uzasadnieniem posiadające parafkę autora, radcy prawnego oraz aprobatę Burmistrza lub Sekretarza podlegają rejestracji w zbiorze „Projektów uchwał Rady Miejskiej” na stanowisku ds. biura Rady i spraw biurowych oraz podlegają publikacji w BIP. 

§ 11. Autorzy opracowanych projektów uchwał uczestniczą w pracach Komisji Rady, na których omawiane są opracowane przez nich projekty. 

§ 12. W przypadku, gdy projekt uchwały wywołuje skutki finansowe dla Gminy należy uzyskać akceptację Skarbnika. 

§ 13. Projekty zarządzeń przed podpisaniem przez Burmistrza winny posiadać akceptację radcy prawnego oraz Sekretarza, a zarządzenia dotyczące finansów gminy Skarbnika. 

§ 14. Oryginał zarządzenia podlega włączeniu do „Rejestru Zarządzeń Burmistrza”, 

§ 15. Zarządzenie, podlegające włączeniu do zbioru „Rejestr Zarządzeń Burmistrza” na pierwszym egzemplarzu, na ostatniej stronie winno posiadać adnotację „opracował” z podaniem nazwiska i imienia autora zarządzenia podaniem stanowiska oraz pieczątkę radcy prawnego. 

Załącznik Nr 5 do Zarządzenia Nr 22 

Burmistrza Mirosławca 

z dnia 1 kwietnia 2011 r. 

ZAKRES I ZASADY PRZEKAZYWANIA INFORMACJI DO BIULETYNU INFORMACJI PUBLICZNEJ URZĘDU GMINY I MIASTA MIROSŁAWIEC 

§ 1. Ustala się adres internetowy Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu Gminy i Miasta w Mirosławcu : https://bip.miroslawiec.pl/. 

§ 2. Wyznacza się stanowisko ds. informatyki do pełnienia funkcji koordynatora BIP odpowiedzialnego za redagowanie BIP. 

§ 3. Pracownicy w zakresie działania i posiadania kompetencji na danym stanowisku odpowiedzialni są za niezwłoczne przekazywanie wszelkich informacji wynikających z ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. Nr 112 poz. 1198 ze. zm) oraz innych ustaw i rozporządzeń, z których wynika obowiązek zamieszczania danej informacji na stronach internetowych Urzędu, pracownikowi odpowiedzialnemu za prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu Gminy i Miasta. 

§ 4. W przypadku posiadania informacji, które podlegają publikacji w Biuletynie, a wykluczonych z tej publikacji na podstawie przepisów szczególnych należy przekazać taką informację do osoby o której mowa w § 2 wraz z podstawą prawną i uzasadnieniem wyłączenia.