Zarządzenie nr 51/2012

ZARZĄDZENIE NR 51

Burmistrza Mirosławca

z dnia 22 maja 2012 r.

w sprawie procedury zarządzania ryzykiem w Urzędzie Gminy i Miasta w Mirosławcu jako element kontroli zarządczej

Na podstawie art. 68 ust. 2 pkt 7, art. 69 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Z 2009 r. Nr 157, poz.1240 ze zm.)

§ 1. Regulamin określa zasady i tryb zarządzania ryzykiem w Urzędzie Gminy i Miasta w Mirosławcu.

§ 2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1. Urzędzie – należy przez to rozumieć Urząd Gminy i Miasta w Mirosławc

2. Komórkach organizacyjnych – należy przez to rozumieć referaty i samodzielne stanowiska pracy

3. Ryzyko – prawdopodobieństwo wystąpienia dowolnego zdarzenia, działania lub braku działania, którego skutkiem może być szkoda w majątku lub wizerunku danej jednostki lub które przeszkodzi w osiągnięciuwyznaczonych celów i zadań.

4. Czynnik ryzyka - to zdarzenie, działanie lub zaniechanie działań, które może spowodować wystąpienie ryzyka.

5. Wpływ ryzyka – skutek dla realizacji zadań i osiągania celów spowodowane przez zdarzenie objęte ryzykiem.

6. Prawdopodobieństwo ziszczenia się ryzyka – częstotliwość występowania zdarzenia objętego ryzykiem.

7. Istotność ryzyka – kombinacja wpływu ryzyka i prawdopodobieństwo jego ziszczenia.

8. Akceptowalny poziom ryzyka – ustalony poziom istotności ryzyka przy którym nie jest wymagane podejmowanie działań przeciwdziałających ryzyku.

9. Zarządzanie ryzykiem – proces identyfikacji, oceny i przeciwdziałania ryzyku, proces ten obejmuje także monitorowanie ryzyka i środków podejmowanych w celu jego ograniczenia.

10. Właściciel ryzyka – osoba odpowiedzialna za zarządzanie ryzykiem, mająca kompetencje do podjęcia działań zaradczych w stosunku do obszaru, którym zarządza,

11. Mechanizmy kontroli – wszystkie działania i procedury podejmowane lub ustanawiane w celu zwiększenia prawdopodobieństwa realizacji zadań i osiągania celów, w tym zwłaszcza:

1) dokumentacje systemu kontroli (procedury, instrukcje, wytyczne),

2) dokumentowanie poszczególnych zdarzeń,

3) zatwierdzenie operacji,

4) podział obowiązków,

5) nadzór,

6) ograniczenie dostępu do zasobów materialnych, finansowych i informatycznych.

§ 3. Celem zarządzania ryzykiem w Urzędzie jest poprawa jakości, sprawności i efektywności zarządzania we wszystkich obszarach oraz ograniczenie ewentualnych negatywnych skutków zdarzeń do akceptowalnego poziomu, w szczególności w zakresie aktywnego zarządzania zasobami, zapewnienia ochrony majątku i efektywności finansowej, oraz ochrony wizerunku Urzędu.

1. Urząd realizuje cele i wykonuje zadania z zakresu administracjipublicznej, wynikające z zadań własnych, zadań zleconych na mocy ustaw lub przejętych w wyniku porozumień z organami administracji rządowej i samorządowej.

2. Podstawowy zakres działań poszczególnych referatów i samodzielnych stanowisk określony jest w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Gminy i Miasta w Mirosławcu.

3. Zarządzanie ryzykiem odbywa się w Urzędzie według zasad:

1) integracji z procesem zarządzania,

2) powiązania z celami i zadaniami Urzędu,

3) przypisania odpowiedzialności,

4) proporcjonalności działań przeciwdziałających ryzyku do jego istotności

§ 4. Proces zarządzania ryzykiem obejmuje następujące etapy:

1. Określenie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji:

1) określenie celów i zadań – ich wykonanie należy monitorować co najmniej w rocznej perspektywie,

2) zapewnienie odpowiedniego systemu monitorowania realizacji celów i zadań w komórce,

3) przeprowadzenie oceny realizacji celów i zadań pod względem oszczędności, efektywności i skuteczności,

4) wskazanie osób odpowiedzialnych za ich wykonanie.

2. Identyfikacja i ocena ryzyka oraz odniesienie go do akceptowalnego poziomu.

1) Ustalenie listy celów i zadań do realizacji uwzględniającej podział na referaty i samodzielne stanowiska,

2) co najmniej raz w roku do listy zadań należy opracować wykaz ryzyk wraz z funkcjonującymi i proponowanymi mechanizmami kontroli ograniczającymi występujące ryzyko,

3) zadaniem kierowników jest odpowiedzenie na pytanie co może w przyszłości nastąpić, gdy wyznaczony cel nie zostanie osiągnięty. Przy identyfikacji ryzyka należy:

1) nie rzadziej niż raz w roku dokonywać identyfikacji ryzyka w odniesieniu do celów i zadań komórki,

2) zidentyfikowane ryzyka poddać analizie mającej na celu określenie prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka i możliwych jego skutków,

3) określić akceptowany poziom ryzyka,

4) do każdego zidentyfikowanego ryzyka określić rodzaj wymaganej reakcji,

5) określić działania, które należy podjąć w celu zmniejszenia danego ryzyka do akceptowalnego poziomu,

6) dokonać hierarchizacji ryzyk ,

7) wszystkie informacje należy udokumentować zapisem w arkuszu„Działowy rejestr ryzyk” - załącznik nr 4 niniejszej procedury.

4. Analiza ryzyka.

1) ocena ryzyka – polega na określeniu wpływu i prawdopodobieństwa ziszczenia się ryzyka, a następnie ustalenia jego istotności według określonych zasad,

2) określenie wpływu ryzyka – polega na określeniu przewidywanych skutków, jakie będzie miało dla realizacji zadania lub osiągnięcia celu. Do określenia wpływu używany jest opis jakościowy.Załącznik nr 3 pkt 1 do niniejszej procedury.

3) określenie prawdopodobieństwa ziszczenia się ryzyka – określa przewidywaną częstotliwość występowania zdarzenia objętego ryzykiemw trakcie roku. Do określenia prawdopodobieństwa stosowany jest opisjakościowy przy zastosowaniu skali ocen.Załącznik nr 3 pkt 2 do niniejszej procedury.

4) określenie poziomu istotności ryzyka – jest to łączna relacja - iloczyn prawdopodobieństwa i wpływu wystąpienia ryzyka.Załącznik nr 3 pkt 3 do niniejszej procedury.Istotność ryzyka obliczana jest według wzoru:Istotność ryzyka = P x Sgdzie: P – prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka S – wielkość strat, skutku lub wpływu jakie będzie miało ewentualne wystąpienie tego zdarzenia Poziomy istotności ryzyka określaZałącznik nr 3 pkt 3 do niniejszej procedury.

5. Ustalanie metody przeciwdziałaniu ryzyku.

1) Przeciwdziałanie – wprowadzanie mechanizmów kontrolnych, które zapobiegną urzeczywistnieniu się ryzyka. Każdy mechanizm powinien stanowić odpowiedź na konkretne ryzyko. Koszt wdrażania mechanizmu nie może przewyższać uzyskanych korzyści.

2) Transfer – przeniesienie ryzyka na inny podmiot

3) odsunięcie w czasie – zawieszenie na jakiś czas działalności obarczonej ryzykiem.

6. Monitorowanie procesu.

1) Ocena dokonywana w sposób ciągły. Należy monitorować skuteczność poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej w celu bieżącej identyfikacji problemów umożliwiającej natychmiastowe ich rozwiązywanie.

2) Proces monitorowania ryzyka jest realizowany na każdym szczeblu zarządzania

3) Kadra kierownicza wspiera wszelkie działania pracowników przyjmujących odpowiedzialność za ryzyko.

§ 5. 

1. Identyfikacji i oceny ryzyka dokonują Kierownicy referatówwedług załącznika nr 1,2,3 do niniejszej proceduryi dokumentują zapisem w arkuszu„Działowy rejestr ryzyk” - załącznik nr 4 niniejszej procedury.

2. Na podstawie arkuszy identyfikacji i oceny ryzyka otrzymanych od kierowników referatów i kierowników samodzielnych stanowisk powołany w tym celu Zespół ds. oceny ryzyka, nadaje priorytety poszczególnym ryzykom, podejmuje decyzje o zastosowaniu działań zapobiegawczych oraz wyznacza właściciela ryzyka.Załącznik nr 5 do niniejszej procedury

3. Rejestr ryzyka przekazywany jest na piśmie Burmistrzowi w terminie do 15 grudnia każdego roku kalendarzowego.

§ 6. Wykonanie Zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy i Miasta Mirosławiec

§ 7. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 51 

Burmistrza Mirosławca 

z dnia 22 maja 2012 r.

Obszary ryzyka

Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Nr 51 

Burmistrza Mirosławca 

z dnia 22 maja 2012 r.

Kategorie ryzyka i czynniki ryzyka

Załącznik Nr 3 do Zarządzenia Nr 51 

Burmistrza Mirosławca 

z dnia 22 maja 2012 r.

Zasady oceny wpływu ryzyka

1. Zasady oceny wpływu ryzyka

2. Zasady oceny stopnia prawdopodobieństwa ziszczenia się ryzyka

3. Ocena istotności ryzyka