Urząd Miejski w Mirosławcu

 ul. Wolności 37
78-650 Mirosławiec
tel.: +48 (67) 259 50 42       

NIP: 765 100 33 97
REGON:00124 15 40
TERYT: 3217033

Adres elektronicznej skrzynki podawczej na E-PUAP:
/3217033/skrytka  


email: urzad@miroslawiec.pl

Wykaz danych kontaktowych pracowników Urzędu

Dane dla kontrahentów do wystawiania faktur:
GMINA I MIASTO MIROSŁAWIEC

NIP:  765 160 34 18
REGON: 570791508

Zarządzenie nr 51/2012

XML A pomniejsz czcionkę A standardowy rozmiar A powiększ czcionkę

Szczegóły

wydane przez Burmistrza Mirosławca Piotr Pawlik

z dnia

w sprawie procedury zarządzania ryzykiem w Urzędzie Gminy i Miasta w Mirosławcu jako element kontroli zarządczej

Status Obowiązujące

Treść

ZARZĄDZENIE NR 51

Burmistrza Mirosławca

z dnia 22 maja 2012 r.

w sprawie procedury zarządzania ryzykiem w Urzędzie Gminy i Miasta w Mirosławcu jako element kontroli zarządczej

Na podstawie art. 68 ust. 2 pkt 7, art. 69 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Z 2009 r. Nr 157, poz.1240 ze zm.)

§ 1. Regulamin określa zasady i tryb zarządzania ryzykiem w Urzędzie Gminy i Miasta w Mirosławcu.

§ 2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1. Urzędzie – należy przez to rozumieć Urząd Gminy i Miasta w Mirosławc

2. Komórkach organizacyjnych – należy przez to rozumieć referaty i samodzielne stanowiska pracy

3. Ryzyko – prawdopodobieństwo wystąpienia dowolnego zdarzenia, działania lub braku działania, którego skutkiem może być szkoda w majątku lub wizerunku danej jednostki lub które przeszkodzi w osiągnięciuwyznaczonych celów i zadań.

4. Czynnik ryzyka - to zdarzenie, działanie lub zaniechanie działań, które może spowodować wystąpienie ryzyka.

5. Wpływ ryzyka – skutek dla realizacji zadań i osiągania celów spowodowane przez zdarzenie objęte ryzykiem.

6. Prawdopodobieństwo ziszczenia się ryzyka – częstotliwość występowania zdarzenia objętego ryzykiem.

7. Istotność ryzyka – kombinacja wpływu ryzyka i prawdopodobieństwo jego ziszczenia.

8. Akceptowalny poziom ryzyka – ustalony poziom istotności ryzyka przy którym nie jest wymagane podejmowanie działań przeciwdziałających ryzyku.

9. Zarządzanie ryzykiem – proces identyfikacji, oceny i przeciwdziałania ryzyku, proces ten obejmuje także monitorowanie ryzyka i środków podejmowanych w celu jego ograniczenia.

10. Właściciel ryzyka – osoba odpowiedzialna za zarządzanie ryzykiem, mająca kompetencje do podjęcia działań zaradczych w stosunku do obszaru, którym zarządza,

11. Mechanizmy kontroli – wszystkie działania i procedury podejmowane lub ustanawiane w celu zwiększenia prawdopodobieństwa realizacji zadań i osiągania celów, w tym zwłaszcza:

1) dokumentacje systemu kontroli (procedury, instrukcje, wytyczne),

2) dokumentowanie poszczególnych zdarzeń,

3) zatwierdzenie operacji,

4) podział obowiązków,

5) nadzór,

6) ograniczenie dostępu do zasobów materialnych, finansowych i informatycznych.

§ 3. Celem zarządzania ryzykiem w Urzędzie jest poprawa jakości, sprawności i efektywności zarządzania we wszystkich obszarach oraz ograniczenie ewentualnych negatywnych skutków zdarzeń do akceptowalnego poziomu, w szczególności w zakresie aktywnego zarządzania zasobami, zapewnienia ochrony majątku i efektywności finansowej, oraz ochrony wizerunku Urzędu.

1. Urząd realizuje cele i wykonuje zadania z zakresu administracjipublicznej, wynikające z zadań własnych, zadań zleconych na mocy ustaw lub przejętych w wyniku porozumień z organami administracji rządowej i samorządowej.

2. Podstawowy zakres działań poszczególnych referatów i samodzielnych stanowisk określony jest w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Gminy i Miasta w Mirosławcu.

3. Zarządzanie ryzykiem odbywa się w Urzędzie według zasad:

1) integracji z procesem zarządzania,

2) powiązania z celami i zadaniami Urzędu,

3) przypisania odpowiedzialności,

4) proporcjonalności działań przeciwdziałających ryzyku do jego istotności

§ 4. Proces zarządzania ryzykiem obejmuje następujące etapy:

1. Określenie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji:

1) określenie celów i zadań – ich wykonanie należy monitorować co najmniej w rocznej perspektywie,

2) zapewnienie odpowiedniego systemu monitorowania realizacji celów i zadań w komórce,

3) przeprowadzenie oceny realizacji celów i zadań pod względem oszczędności, efektywności i skuteczności,

4) wskazanie osób odpowiedzialnych za ich wykonanie.

2. Identyfikacja i ocena ryzyka oraz odniesienie go do akceptowalnego poziomu.

1) Ustalenie listy celów i zadań do realizacji uwzględniającej podział na referaty i samodzielne stanowiska,

2) co najmniej raz w roku do listy zadań należy opracować wykaz ryzyk wraz z funkcjonującymi i proponowanymi mechanizmami kontroli ograniczającymi występujące ryzyko,

3) zadaniem kierowników jest odpowiedzenie na pytanie co może w przyszłości nastąpić, gdy wyznaczony cel nie zostanie osiągnięty. Przy identyfikacji ryzyka należy:

1) nie rzadziej niż raz w roku dokonywać identyfikacji ryzyka w odniesieniu do celów i zadań komórki,

2) zidentyfikowane ryzyka poddać analizie mającej na celu określenie prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka i możliwych jego skutków,

3) określić akceptowany poziom ryzyka,

4) do każdego zidentyfikowanego ryzyka określić rodzaj wymaganej reakcji,

5) określić działania, które należy podjąć w celu zmniejszenia danego ryzyka do akceptowalnego poziomu,

6) dokonać hierarchizacji ryzyk ,

7) wszystkie informacje należy udokumentować zapisem w arkuszu„Działowy rejestr ryzyk” - załącznik nr 4 niniejszej procedury.

4. Analiza ryzyka.

1) ocena ryzyka – polega na określeniu wpływu i prawdopodobieństwa ziszczenia się ryzyka, a następnie ustalenia jego istotności według określonych zasad,

2) określenie wpływu ryzyka – polega na określeniu przewidywanych skutków, jakie będzie miało dla realizacji zadania lub osiągnięcia celu. Do określenia wpływu używany jest opis jakościowy.Załącznik nr 3 pkt 1 do niniejszej procedury.

3) określenie prawdopodobieństwa ziszczenia się ryzyka – określa przewidywaną częstotliwość występowania zdarzenia objętego ryzykiemw trakcie roku. Do określenia prawdopodobieństwa stosowany jest opisjakościowy przy zastosowaniu skali ocen.Załącznik nr 3 pkt 2 do niniejszej procedury.

4) określenie poziomu istotności ryzyka – jest to łączna relacja - iloczyn prawdopodobieństwa i wpływu wystąpienia ryzyka.Załącznik nr 3 pkt 3 do niniejszej procedury.Istotność ryzyka obliczana jest według wzoru:Istotność ryzyka = P x Sgdzie: P – prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka S – wielkość strat, skutku lub wpływu jakie będzie miało ewentualne wystąpienie tego zdarzenia Poziomy istotności ryzyka określaZałącznik nr 3 pkt 3 do niniejszej procedury.

5. Ustalanie metody przeciwdziałaniu ryzyku.

1) Przeciwdziałanie – wprowadzanie mechanizmów kontrolnych, które zapobiegną urzeczywistnieniu się ryzyka. Każdy mechanizm powinien stanowić odpowiedź na konkretne ryzyko. Koszt wdrażania mechanizmu nie może przewyższać uzyskanych korzyści.

2) Transfer – przeniesienie ryzyka na inny podmiot

3) odsunięcie w czasie – zawieszenie na jakiś czas działalności obarczonej ryzykiem.

6. Monitorowanie procesu.

1) Ocena dokonywana w sposób ciągły. Należy monitorować skuteczność poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej w celu bieżącej identyfikacji problemów umożliwiającej natychmiastowe ich rozwiązywanie.

2) Proces monitorowania ryzyka jest realizowany na każdym szczeblu zarządzania

3) Kadra kierownicza wspiera wszelkie działania pracowników przyjmujących odpowiedzialność za ryzyko.

§ 5. 

1. Identyfikacji i oceny ryzyka dokonują Kierownicy referatówwedług załącznika nr 1,2,3 do niniejszej proceduryi dokumentują zapisem w arkuszu„Działowy rejestr ryzyk” - załącznik nr 4 niniejszej procedury.

2. Na podstawie arkuszy identyfikacji i oceny ryzyka otrzymanych od kierowników referatów i kierowników samodzielnych stanowisk powołany w tym celu Zespół ds. oceny ryzyka, nadaje priorytety poszczególnym ryzykom, podejmuje decyzje o zastosowaniu działań zapobiegawczych oraz wyznacza właściciela ryzyka.Załącznik nr 5 do niniejszej procedury

3. Rejestr ryzyka przekazywany jest na piśmie Burmistrzowi w terminie do 15 grudnia każdego roku kalendarzowego.

§ 6. Wykonanie Zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy i Miasta Mirosławiec

§ 7. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 51 

Burmistrza Mirosławca 

z dnia 22 maja 2012 r.

Obszary ryzyka


Nazwa obszaru


Lp.


Obszary ryzyka

Budżet Miasta

1

Opracowanie budżetu i jego zmian


2

Wykonywanie budżetu

3

Dochody własne

4

Wydatki inwestycyjne

5

Kredyty, pożyczki

Podatki i opłaty

6

Naliczanie podatków od nieruchomości


7

Windykacja należności z podatków od nieruchomości

8

Podatek od środków transportowych

9

Pozostałe podatki lokalne (rolny, leśny)

10

Opłaty skarbowe, administracyjne i pozostałe

11

Opłata targowa

12

Windykacja należności z pozostałych podatków i opłat

Wydatki

13

Finansowanie zadań z wydatków bieżących


14

Dotacje dla jednostek spoza sektora finansów publicznych

Fundusze celowe

15

ZFŚS

Zewnętrzne środki
pomocowe

16

Wnioski i dokumentacja w zakresie pozyskiwania środków

Rachunkowość

17

Dokumentacja opisująca zasady rachunkowości


18

Księgi rachunkowe

19

Inwentaryzacja

21

Sprawozdawczość

Zamówienia publiczne

22

Prawidłowość udzielania zamówień publicznych

Mienie komunalne

23

Ewidencja majątku i regulacja stanów prawnych nieruchomości


24

Dochody z mienia

25

Utrzymanie mienia

Gospodarka nieruchomościami

26

Dzierżawa, najem i sprzedaż lokali użytkowych


27

Dzierżawa gruntu

28

Najem lokali mieszkalnych, egzekucja należności czynszowych


29

Użytkowanie wieczyste, trwały zarząd

30

Nabywanie, wykup nieruchomości, sprzedaż nieruchomości

Zagospodarowanie przestrzenne

31

Ustalanie warunków zabudowy i zagospodarowania terenu


32

Planowanie przestrzenne

Gospodarka komunalna

33

Utrzymanie i remonty dróg


34

Gospodarka wodno-ściekowa

35

Gospodarka odpadami i ochrona środowiska

36

Utrzymanie czystości i porządku w Gminie

Usługi administracyjne

37

Usługi związane z ewidencją działalności gospodarczej


38

Wydawanie koncesji na alkohol

39

Wydawanie dowodów osobistych

40

Usługi związane z ewidencją ludności

41

Akta Stanu Cywilnego

Oświata

42

Rachunek dochodów własnych placówek oświatowych


43

Remonty w placówkach oświatowych

Kultura

44

Realizacja zadań własnych przez Ośrodek Kultury

Promocja Miasta

45

Działania w zakresie promocji Gminy i Miasta

Sport i rekreacja

46

Zarządzanie bazą sportowo-rekreacyjną


47

Ustalanie odpłatności za świadczone usługi, pobieranie odpłatności i ewidencja

48

Wykorzystanie dotacji celowych

Pomoc społeczna

49

Realizacja zadań przez MGOPS


50

Świadczenia rodzinne

51

Inne świadczenia pieniężne dla klientów MGOPS

Zarządzanie Urzędem

52

Nadzór nad dokumentami i zapisami


53

Ochrona informacji niejawnych

54

Zarządzanie zasobami ludzkimi (w tym szkolenia)

55

Gospodarka kadrowo-płacowa

56

Gospodarka środkami trwałymi i materiałami

System obiegu informacji

57

System obsługi zewnętrznej (w tym funkcjonowanie BIP)


58

System komunikacji między wydziałami

Bezpieczeństwo publiczne

59

Zarządzanie kryzysowe


60

Straż Miejska

Opieka zdrowotna

61

Wydatkowanie środków na Program Przeciwdziałania Alkoholizmowi

System informatyczny

62

Zakres i jakość obsługi zadań przez system informatyczny


63

Ochrona danych


64

Archiwizacja danych

Zadania z zakresu
Administracji rządowej

65

Organizacja wyborów (dokumentacja, rozliczanie)

Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Nr 51 

Burmistrza Mirosławca 

z dnia 22 maja 2012 r.

Kategorie ryzyka i czynniki ryzyka


Kategoria ryzyka


Czynniki ryzyka

Materialność
efektywność wykorzystania środków finansowych i możliwość wystąpienia potencjalnych strat materialnych

-wielkość budżetu/planu: majątek własny, dochody, wydatki;
-koszty inwestycji;
rzetelność sprawozdań finansowych: częste zmiany pracowników księgowości, niedawne zmiany w systemie księgowania;
-wielkość zewnętrznych źródeł finansowania: terminowość otrzymywania środków budżetowych;
-finansowanie jednostek zewnętrznych: dotacje, porozumienia;
-obawa utraty płynności finansowej;
-problemy z pozyskiwaniem i egzekwowaniem dochodów;

Wrażliwość
postrzeganie funkcjonowania Urzędu przez mieszkańców, wpływ czynników zewnętrznych

-presja społeczna, wizerunek społeczny jednostki;
-stabilność zaopatrzenia w środki niezbędne do prowadzenia działalności (materiały, energia, terminowe wykonywanie usług);
-wzrost cen: inflacja, stopy procentowe, kursy walutowe;
-siła wyższa: pożar, powódź;
-poziom skomplikowania i zmienność przepisów;
-kontrola środków z UE;
-uzależnienie od Internetu i poczty elektronicznej;

Kontrola wewnętrzna
jakość systemu kontroli, istnienie regulacji, procedur, ich jakość

- nie przystawanie pisemnych procedur do
rzeczywistości;
-brak kryteriów oceny i wyznaczników błędów;
-brak w kontroli automatycznej autoryzacji w
środowisku komputerowym;
-braki w dokumentacji, dokumenty sporządzane po
terminie;
-podział obowiązków w zakresie kontroli i nadzoru;
istnienie podziału obowiązków, istnienie wymogu
autoryzacji;
 

-delegowanie funkcji: brak pisemnych upoważnień, niewystarczający przepływ informacji, błędy w zawieranych umowach;

Stabilność
podatność na zmiany systemu i wszelkich uregulowań prawnych,

-zmiany przepisów prawnych;
-zmiany organizacyjne;
- zakres zmian dotyczący poszczególnych stanowisk pracy, poszczególnych osób;
-wpływ zmian na funkcjonujący system;
-ilość transakcji finansowych, skala działalności,
-majątek trwały: wielkość i rozproszenie;
-rozległa sieć informatyczna;

Złożoność
stopień skomplikowania przepisów i procedur

-czynniki ludzkie: doświadczenie zawodowe pracowników, polityka szkoleniowa;
-wzrost ilości i skomplikowania spraw, operacji finansowych;
-liczba etapów procedowania;
-innowacyjność: opór pracowników, brak skłonności do zmian, koszty wdrażania;
-wykonywanie nowych zadań;
-personel: zachwiane morale, niezadowolenie, stres, częste zmiany na stanowiskach kluczowych;
-prowadzone projekty; liczba, poziom skomplikowania, możliwość opóźnień, nadmiernych kosztów.

Załącznik Nr 3 do Zarządzenia Nr 51 

Burmistrza Mirosławca 

z dnia 22 maja 2012 r.

Zasady oceny wpływu ryzyka

1. Zasady oceny wpływu ryzyka

WPŁYW

PRZESŁANKI

KATASTROFALNY
5

Zdarzenie objęte ryzykiem powoduje brak realizacji kluczowych zadań albo osiąganie założonych celów – poważny uszczerbek w zakresie jakości wykonywanych zadań, poważna strata finansowa , utrata reputacji. Z wystąpieniem zdarzenia objętego ryzykiem wiąże się długotrwały i trudny proces przywracania stanu poprzedniego.

POWAŻNY
4

Zdarzenie objęte ryzykiem powoduje brak realizacji kluczowego zadania lub osiągniecie konkretnego założonego celu, poważną stratę finansową i utratę reputacji. Z wystąpieniem zdarzenia objętego ryzykiem wiąże się długotrwały i trudny proces przywracania stanu poprzedniego.

ŚREDNI
3

Zdarzenie objęte ryzykiem powoduje znaczącą stratę posiadanych zasobów, ma negatywny wpływ na efektywność działania, jakość wykonywanych zadań, reputację Urzędu. Z wystąpieniem zdarzenia objętego ryzykiem może się wiązać duży proces przywracania stanu poprzedniego.

MAŁY
2

Zdarzenie objęte ryzykiem powoduje niewielką stratę finansową, niewielkie zakłócenie lub opóźnienie w wykonywaniu zadań. Nie wpływa na reputację Urzędu. Skutki zdarzenia można łatwo usunąć.

NIEZNACZNY
1

Zdarzenie objęte ryzykiem powoduje nieznaczną stratę finansową lub krótkotrwałe zakłócenia lub opóźnienie w wykonywaniu zadań. Nie wpływa na reputację Urzędu. Skutki zdarzenia można łatwo usunąć.

2. Zasady oceny stopnia prawdopodobieństwa ziszczenia się ryzyka

PRAWDOPODOBIEŃSTWO

PRZESŁANKI

PRAWIE PEWNE
5

Istnieją uzasadnione powody by sądzić, że zdarzenie objęte ryzykiem zdarzy się wielokrotnie w ciągu roku

PRAWDOPODOBNE
4

Istnieją uzasadnione powody by sądzić, że zdarzenie objęte ryzykiem zdarzy się kilkakrotnie w ciągu roku

ŚREDNIE
3

Istnieją uzasadnione powody by sądzić, że zdarzenie objęte ryzykiem zdarzy się w ciągu roku

MAŁO
PRAWDOPODOBNE
2

Istnieją uzasadnione powody by sądzić, że zdarzenie objęte ryzykiem zdarzy się raz w ciągu roku

RZADKIE
1

Istnieją uzasadnione powody by sądzić, że zdarzenie objęte ryzykiem nie zdarzy się raz w ciągu roku

3. Ocena istotności ryzyka

Katastrofalne

5

10

15

20

25

Poważne

4

8

12

16

20

Średnie

3

6

9

12

15

Małe

2

4

6

8

10

Nieznaczne

1

2

3

4

5


Rzadkie

Mało
prawdopodobne

Średnie

Prawdopodobne

Prawie pewne

Załącznik Nr 4 do Zarządzenia Nr 51 

Burmistrza Mirosławca 

z dnia 22 maja 2012 r.

Działowy rejestr ryzyka

Nazwa jednostki organizacyjnej oraz jej symbol:………………………………………………………………………..

Lp

Obszar
ryzyka
(zał.1 )


Kategoria
ryzyka
i czynnik ryzyka
(zał.2)

Wpływ ryzyka
(zał.3, pkt 1)


Ocena stopnia prawdopodobieństa
(zał.3, pkt 2)

Ocena istotności ryzyka
4x5
(zał.3, pkt 3)

1

2

3

4

5

6











































* aby ustalić punktową ocenę istotności ryzyka należy pomnożyć przyznane poszczególnym ryzykom punkty prawdopodobieństwa i wpływu (załącznik nr 3 pkt 1 i pkt 2)

Załącznik Nr 5 do Zarządzenia Nr 51 

Burmistrza Mirosławca 

z dnia 22 maja 2012 r.

Urzędowy rejestr ryzyka

Nazwa jednostki organizacyjnej oraz jej symbol:………………………………………………………………………..

Lp

Obszar
ryzyka
(zał. 1 )


Kategoria
ryzyka
i czynnik ryzyka
(zał. 2)

Wpływ ryzyka
(zał. 3 pkt 1)


Ocena stopnia
prawdopodobieństwa
(zał. 3 pkt 2)

Ocena istotności ryzyka
4x5
(zał 3 pkt 3.)

Osoba odpowiedzialna
za ryzyko

Planowana
metoda przeciwdziałania ryzyku

1

2

3

4

5

6



























































* aby ustalić punktową ocenę istotności ryzyka należy pomnożyć przyznane poszczególnym ryzykom punkty prawdopodobieństwa i wpływu (załącznik nr 3, pkt 1 i pkt 2)

Załączniki

51/2012 pdf, 374 kB metryczka

Powiadom znajomego

Powiadom znajomego

* Pole wymagane

W ramach naszej witryny stosujemy pliki cookies w celu świadczenia Państwu usług na najwyższym poziomie, w tym w sposób dostosowany do indywidualnych potrzeb. Korzystanie z witryny bez zmiany ustawień dotyczących cookies oznacza, że będą one zamieszczane w Państwa urządzeniu końcowym. Możecie Państwo dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących cookies.

Zamknij