Zarządzenie nr 85

ZARZĄDZENIE NR 85

Burmistrza Mirosławca

z dnia 9 października 2018 r.

w sprawie powołania zespołu projektowego ds. realizacji projektu pn. „ Aktywizacja społeczna i zawodowa osób zagrożonych ubóstwem i/lub wykluczeniem społecznym w Gminie i Mieście Mirosławiec”

Na podstawie art. 30 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tj. Dz. U. 2018 r., poz. 994, ze zm.) oraz § 8 Zarządzenia Nr 64 Burmistrza Mirosławca z dnia 21 sierpnia 2017 r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Mirosławcu zarządza się, co następuje:

§ 1. 

1. W celu prawidłowej realizacji projektu p.n.: „Aktywizacja społeczna i zawodowa osób zagrożonych ubóstwem i/lub wykluczeniem społecznym w Gminie i Mieście Mirosławiec” powołuję zespół projektowy, którego skład osobowy i zakres obowiązków określa załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.

2. W skład zespołu projektowego, o którym mowa w ust. 1, wchodzą pracownicy Urzędu Miejskiego w Mirosławcu oraz Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Mirosławcu.

3. Do obowiązków członków zespołu należy czynny udział w realizacji projektu, kompletowanie wymaganych dokumentów, uczestnictwo w konsultacjach i pracach zespołu, gromadzenie i analiza informacji związanych z zakresem działania w zespole, a także przekazywanie danych dotyczących realizacji poszczególnych zadań Kierownikowi projektu w terminach określonych w harmonogramie projektu.

4.  Członkom zespołu przyznane zostanie wynagrodzenie w zależności od nałożonych obowiązków w określonym terminie realizacji projektu.

5.  Realizacja projektu musi być zgodna ze złożonym wnioskiem o dofinansowanie projektu i zakończyć się w terminie zgodnym z wnioskiem.

§ 2. Projekt, o którym mowa w ust. 1  realizowany będzie w ramach umowy o dofinansowanie projektu współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego 2014-2020 Działanie 7.1. Programy na rzecz integracji osób i rodzin zagrożonych ubóstwem i/lub wykluczeniem społecznym ukierunkowane na aktywizację społeczno-zawodową wykorzystującą instrumenty aktywizacji edukacyjnej, społecznej, zawodowej.

§ 3.  Wykonanie Zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy i Miasta w/m.

§ 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Załącznik do Zarządzenia Nr 85

Burmistrza Mirosławca

z dnia 9 października 2018 r.

Skład osobowy oraz kompetencje zespołu projektowego

Zespół projektowy składa się z:

I.   Komitetu sterującego w składzie:

1. Przewodniczący - Piotr Pawlik - Burmistrz Mirosławca,

2. Z-ca Przewodniczącego - Monika Stąporek - Sekretarz Gminy i Miasta Mirosławiec.

Do kompetencji członków Komitetu sterującego należą w szczególności:

1) monitorowanie realizacji poszczególnych elementów Projektu i badanie ich zgodności ze złożonym wnioskiem,

2) podejmowanie ostatecznych decyzji w kwestii realizacji projektu,

3) podejmowanie decyzji o wprowadzeniu zmian w projekcie.

II.   Zespołu realizującego projekt w składzie:

1. Kierownik Projektu – Jadwiga Kamińska – Główny specjalista ds. pozyskiwania środków zewnętrznych w Urzędzie Miejskim w Mirosławcu

Do zadań Kierownika projektu należy w szczególności:

1) organizacja i prowadzenie biura projektu,

2) propagowanie zasad równości szans, płci i niedyskryminacji osób niepełnosprawnych,

3) planowanie i wyznaczanie realnego harmonogramu realizacji oraz skutecznej promocji projektu,

4) nadzór i koordynacja wszystkich zadań projektowych,

5) bieżące monitorowanie terminowości, systematyczności i efektywności realizacji projektu zgodnie z prawem krajowym i europejskim i z zapisami wniosku o dofinansowanie, prowadzącej do osiągnięcia celu i rezultatów,

6) współpraca z członkami zespołu w zakresie przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówień, w tym przygotowania takich dokumentów jak: szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, ustalenie szacunkowej wartości przedmiotu zamówienia i inne dokumenty niezbędne do przeprowadzenia postępowań o udzielenie zamówień na przedsięwzięcia zawarte w projekcie,

7) stały kontakt z Wojewódzkim Urzędem Pracy w Szczecinie oraz prowadzenie z nimi korespondencji,

8) organizowanie spotkań i nadzorowanie wykonywania obowiązków przez członków zespołu,

9) nadzór i kontrola nad prawidłowym wydatkowaniem środków finansowych w odniesieniu do budżetu projektu,

10) określenie we współpracy z członkami zespołu potrzeb w zakresie zakupu niezbędnego sprzętu i wyposażenia dla planowanych do realizacji projektu 3 grup zawodowych ( komunalnej, ogrodniczej, opiekuńczej),

11) nadzór nad wyborem dostawców towarów i usług na rzecz projektu zgodnie
z ustawą: prawo zamówień publicznych z zachowaniem zasad konkurencyjności
i transparentności,

12) nadzorowanie i udział w sporządzaniu wniosków o płatność,

13) przygotowanie wzorów dokumentów niezbędnych do realizacji projektu,

14) nadzorowanie przebiegu i prawidłowości rekrutacji uczestników projektu,

15) informowanie Komitetu Sterującego o konieczności wprowadzenia zmian w projekcie,

16) kontrola dokumentacji merytorycznej,

17) współpraca i utrzymywanie kontaktu z MGOPS w Mirosławcu, uczestnikami projektu, wykonawcami,

18) nadzorowanie poprawności i terminowości wprowadzania danych do systemu SL2014,

19) uczestnictwo w czynnościach kontrolnych związanych z projektem w trakcie jego trwania oraz po jego zakończeniu,

20) uczestniczenie w szkoleniach związanych z realizacją projektu,

21) bieżące współdziałanie z komitetem sterującym.

2. Koordynator Projektu - Justyna Kujawa - zatrudniona na stanowisku pomoc administracyjna w Urzędzie Miejskim w Mirosławcu.

Do zadań Koordynatora projektu należeć będą obowiązki w zakresie promocji, archiwizacji, monitoringu uczestników projektu, w tym:

1) współpraca z członkami zespołu w zakresie przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówień, w tym przygotowania takich dokumentów jak: szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, ustalenie szacunkowej wartości przedmiotu zamówienia i inne dokumenty niezbędne do przeprowadzenia postępowań o udzielenie zamówień na przedsięwzięcia zawarte w projekcie,

2) wprowadzanie danych do SL 2014 w zakresie postępu finansowego i rozliczaniu zaliczek w porozumieniu z obsługą finansową projektu,

3) przygotowywanie wniosków o płatność w części finansowej - współpraca z  obsługą finansową projektu,

4) rekrutacja uczestników projektu, instruktorów nauki zawodu,

5) monitoring prowadzonych szkoleń i innych działań,

6) zapewnienie promocji projektu na stronie internetowej gminy, w mediach gminnych oraz na portalach społecznościowych,

7) informowanie o otrzymaniu wsparcia z UE w tym EFRR/EFS oraz RPO za pomocą ustalonych znaków promocyjnych,

8) powielanie dokumentów niezbędnych do realizacji projektu,

9) gromadzenie i przechowywanie dokumentów,

10) przygotowanie dokumentów do archiwizacji,

11) gromadzenie oświadczeń uczestników projektu,

12) gromadzenie i przekazywanie danych - uczestników projektu w postaci elektronicznej – zgodnie z wytycznymi w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata 2014-2020,

13) przygotowanie opisu faktur,

14) sporządzenie wniosków o płatność w systemie SL 2014 w zakresie monitorowania uczestników projektu, personelu projektu,

15) udział w odbiorach dostaw wyposażenia Klubu Integracji Społecznej i innych,

16) uczestniczenie w szkoleniach związanych z realizacją projektu.

17) sporządzenie protokołów ze spotkań zespołu ds. realizacji projektu.

3. Koordynator socjalny – Danuta Czerniawska - Kierownik Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Mirosławcu.

Do zadań Koordynatora socjalnego należy realizacja zadań zaplanowanych w projekcie dotyczących Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Mirosławcu, a w szczególności :

1) współpraca z Kierownikiem Projektu oraz Specjalistą ds. Zamówień Publicznych w zakresie przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówień, w tym przygotowania takich dokumentów jak: projekt umowy, szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, ustalenie szacunkowej wartości przedmiotu zamówienia i inne dokumenty niezbędne do przeprowadzenia postępowań o udzielenie zamówień na przedsięwzięcia zawarte w projekcie,

2) rekrutacja uczestników projektu,

3) organizacja pracy placówki umożliwiająca sprawne funkcjonowanie jednostki w czasie realizacji projektu,

4) uruchomienie Klubu Integracji Społecznej,

5) udział w odbiorach dostaw wyposażenia Klubu Integracji Społecznej i innych,

6) uczestniczenie w szkoleniach związanych z realizacją projektu.

7) organizacja we współpracy z Kierownikiem Projektu i Koordynatorem Projektu następujących zadań projektowych:

a) organizacja wsparcia społeczno-środowiskowego dla uczestników projektu:

- diagnoza uczestników projektu,

- określenie ścieżki reintegracji uwzględniającej indywidualne potrzeby, predyspozycje i możliwości uczestników projektu,

- warsztaty aktywizacji społeczno-środowiskowej (wsparcie indywidualne i grupowe),

- dobór specjalistów ( m.in. doradców, animatorów środowiskowych, psychologów, w zależności od potrzeb),

b) organizacja wsparcia zawodowego dla uczestników projektu:

- kursy zawodowe,

- egzaminy zewnętrzne,

- praktyka zawodowa,

- staże zawodowe,

- dobór specjalistów ( m.in. opiekunów stażu/instruktorów zawodu, doradców zawodowych, prawników, pośredników pracy w zależności od potrzeb).

4. Specjalista ds. zamówień publicznych – Anna Stawska - Inspektor ds. zamówień publicznych i gospodarki komunalnej w Urzędzie Miejskim w Mirosławcu.

Do zadań Specjalisty ds. zamówień publicznych należy:

1) przeprowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych na dostawę sprzętu,

2) przeprowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych na przeprowadzenie szkoleń,

3) przeprowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych na prowadzenia doradztwa,

4) przeprowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych na przeprowadzenie prac modernizacyjnych i dostosowawczych lokali, w których będzie realizowany projekt,

5) przeprowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych innych niż wymienione – na wniosek Kierownika Projektu,

6) przeprowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych poniżej 30 tys. € zgodnie z aktualnymi wytycznymi,

7) wprowadzanie danych do SL 2014 w zakresie zamówień publicznych,

8) uczestniczenie w szkoleniach związanych z realizacją projektu.

5. Koordynator finansowy projektu – Dorota Łodygowska - Główna księgowa w Urzędzie Miejskim w Mirosławcu.

Do zadań Koordynatora finansowego projektu należy:

1) odpowiedzialność za budżet projektu- nadzorowanie kosztów - monitoring,

2) obsługa finansowa projektu,

3) nadzór nad budżetem projektu, w tym proponowanie zmian w budżecie,

4) księgowanie dokumentów finansowych dotyczących projektu,

5) weryfikacja klasyfikacji budżetowej wydatków w ramach projektu,

6) sporządzenie informacji o projekcie w sprawozdaniu finansowym (z wykonania budżetu),

7) sprawdzanie kompletności dokumentów finansowych dotyczących projektu,

8) monitoring wydatkowania środków finansowych oraz dokumentacji finansowej w Miejsko-Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Mirosławcu,

9) uczestniczenie w szkoleniach związanych z realizacją projektu.

6. Specjalista ds. obsługi finansowej - Sabina Mikołajczak - Inspektor w Miejsko-Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Mirosławcu.

Do zadań Specjalisty ds. obsługi finansowej projektu należy:

1) odpowiedzialność za budżet projektu w zakresie realizowanym przez MGOPS,

2) obsługa finansowa projektu,

3) przygotowywanie przelewów dotyczących wydatków w ramach realizacji projektu,

4) księgowanie dokumentów finansowych dotyczących projektu w zakresie realizowanym przez MGOPS,

5) sprawdzanie kompletności dokumentów finansowych dotyczących projektu,

6) monitoring wydatkowania środków finansowych oraz dokumentacji finansowej w MGOPS,

7) wprowadzanie danych do SL 2014 w zakresie postępu finansowego i rozliczaniu zaliczek,

8) ewidencja środków trwałych zakupionych do MGOPS w ramach realizowanego projektu,

9) uczestniczenie w szkoleniach związanych z realizacją projektu.